Giải thích những vấn đề thường gặp khi tuyển dụng lao động nước ngoài và cách giải quyết! Các biện pháp phòng ngừa cũng được đưa ra

Xin chào, tôi là Marukura đến từ JAC (Hiệp hội nguồn nhân lực xây dựng Nhật Bản).

Khi thuê lao động nước ngoài, sự khác biệt về văn hóa thường có thể dẫn đến nhiều vấn đề.
Nếu bạn xử lý vấn đề không đúng cách, nó có thể dẫn đến kiện tụng và làm giảm động lực của những nhân viên khác.

Lần này, chúng tôi sẽ giải thích một số vấn đề thường gặp có thể phát sinh khi thuê lao động nước ngoài.

Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu các cách giải quyết vấn đề và biện pháp phòng ngừa để tránh chúng trước khi chúng xảy ra, vì vậy hãy sử dụng thông tin này làm tài liệu tham khảo nếu công ty bạn hiện đang tuyển dụng lao động nước ngoài hoặc có kế hoạch tuyển dụng trong tương lai.

Những rắc rối thường xảy ra khi thuê lao động nước ngoài và các vấn đề liên quan đến các quy tắc cơ bản

Chúng tôi sẽ giới thiệu một số ví dụ về những vấn đề thường gặp khi tuyển dụng lao động nước ngoài, cũng như nguyên nhân và cách giải quyết.

Rắc rối liên quan đến tình trạng cư trú

Bao gồm các vấn đề như không có quyền cư trú để làm việc sau khi được tuyển dụng hoặc mất tư cách cư trú nếu thời gian lưu trú của bạn hết hạn sau khi bạn được tuyển dụng.

Nếu người sử dụng lao động sử dụng người không có tư cách cư trú, người sử dụng lao động đó cũng sẽ bị buộc tội hỗ trợ việc làm bất hợp pháp và có thể bị phạt tù tới ba năm hoặc phạt tiền lên tới 3 triệu yên.

<Luật Kiểm soát Nhập cư và Công nhận Người tị nạn, Điều 73-2>

Bất kỳ người nào vi phạm bất kỳ điều nào sau đây sẽ bị phạt tù không quá ba năm hoặc phạt tiền không quá 3 triệu yên, hoặc cả hai.

• Một người đã khiến một công dân nước ngoài tham gia vào việc làm bất hợp pháp liên quan đến hoạt động kinh doanh
• (2) Người đã đặt người nước ngoài dưới sự kiểm soát của mình để người nước ngoài đó tham gia vào công việc bất hợp pháp.
• (3) Người nào, với tư cách là một doanh nghiệp, xúi giục người nước ngoài tham gia vào các hoạt động lao động bất hợp pháp hoặc làm trung gian cho các hành vi được mô tả trong đoạn trước.

Trích từ: e-GOV Law Search "Đạo luật kiểm soát nhập cư và công nhận người tị nạn, Điều 73-2"

[Gây ra]

Điều này thường xảy ra khi công ty chưa quyết định cách xử lý tình huống khi tuyển dụng hoặc gia hạn thị thực.

[Giải pháp]

Đầu tiên, tại thời điểm tuyển dụng, theo Điều 28, Khoản 1 của Luật thúc đẩy chính sách và tiêu chuẩn việc làm, chúng tôi kiểm tra thẻ cư trú của người đó để có được thông tin cần thiết để báo cáo tình hình việc làm và xác nhận rằng người đó có tình trạng cư trú cho phép họ làm việc.

Ngoài ra, đừng chỉ kiểm tra xem người đó có tư cách cư trú hay không mà còn phải đảm bảo rằng họ có đủ tư cách để thực hiện công việc mà bạn dự định giao cho họ làm tại công ty.
Nếu bạn không có quyền làm việc, bạn sẽ không được thuê.

Ngay cả sau khi được tuyển dụng, bạn cũng đừng quên gia hạn thời gian lưu trú.
Đặc biệt, nếu thời gian lưu trú của bạn dài, bạn có thể quên gia hạn thời gian lưu trú.
Hãy cẩn thận đừng để thời gian lưu trú của bạn hết hạn một cách vô tình.

Các vấn đề về tiếng Nhật

Có những trường hợp công ty tuyển dụng lao động nước ngoài đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định, chẳng hạn như Kỳ thi năng lực tiếng Nhật, nhưng lại gặp khó khăn trong giao tiếp bằng tiếng Nhật trong công ty, điều này có thể dẫn đến các vấn đề như giảm hiệu quả công việc và xung đột.

Có vẻ như có những trường hợp không thể giao tiếp trôi chảy bằng tiếng Nhật đã dẫn đến hiểu lầm trong công việc và làm xấu đi mối quan hệ giữa các cá nhân.

[Gây ra]

Kỳ thi năng lực tiếng Nhật là kỳ thi đánh giá khả năng đọc và nghe.
Vì khả năng giao tiếp hoặc viết không thể đo lường được nên một người có thể hiểu được những gì đang được nói nhưng lại gặp khó khăn khi giao tiếp.

Ngoài ra, cũng có những trường hợp mọi người có thể nói chuyện hàng ngày nhưng lại thấy khó giao tiếp vì sử dụng quá nhiều thuật ngữ kỹ thuật.

[Giải pháp]

Có thể sẽ tiến hành phỏng vấn vào thời điểm tuyển dụng để kiểm tra khả năng giao tiếp tiếng Nhật của ứng viên.
Ngày nay, phỏng vấn cũng có thể được thực hiện trực tuyến, vì vậy nếu bạn đang tìm kiếm kỹ năng nói thì đây là một lựa chọn tốt.

Nếu họ không thể nói do có quá nhiều thuật ngữ kỹ thuật, họ cũng cần được hỗ trợ, chẳng hạn như lập danh sách từ vựng tổng hợp các thuật ngữ kỹ thuật và giải thích bằng tiếng mẹ đẻ của người lao động nước ngoài và tiếng Nhật đơn giản.

Đặc biệt, những từ ngữ liên quan đến an toàn và sức khỏe nghề nghiệp rất quan trọng.
Khi nói đến thuật ngữ liên quan đến an toàn nghề nghiệp, chẳng hạn như các thuật ngữ được sử dụng trong các hoạt động KY, công ty nên cung cấp càng nhiều hỗ trợ càng tốt và tạo ra môi trường để có thể giao tiếp suôn sẻ.

Chúng tôi cũng có thể thuê giáo viên tiếng Nhật có trình độ để hướng dẫn tiếng Nhật, đào tạo nhân viên Nhật Bản cách nói rõ ràng với nhân viên nước ngoài và tạo các tập sách mô tả bằng tiếng nước ngoài về cơ sở vật chất, thiết bị làm việc và nhiệm vụ.

JAC cung cấp các khóa học tiếng Nhật miễn phí cho công dân nước ngoài có Tư cách kỹ năng đặc định loại 1 và thực tập sinh kỹ thuật muốn đạt được Tư cách kỹ năng đặc định loại 1.
Chúng tôi cung cấp nhiều khóa học phù hợp với mọi trình độ và mục tiêu, từ người mới bắt đầu đến người nâng cao.
Việc người nước ngoài học tiếng Nhật không chỉ giúp quản lý sự an toàn của nhân viên nước ngoài dễ dàng hơn mà còn giúp giao tiếp nội bộ trôi chảy hơn và công việc hiệu quả hơn.

Chúng tôi cũng nghe nói rằng khả năng tiếng Nhật được cải thiện của nhân viên nước ngoài đã tạo nên bầu không khí tốt hơn trong công ty và tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên người Nhật.
Thông qua "Khóa học tiếng Nhật miễn phí của JAC", chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn tạo ra một môi trường nơi tất cả nhân viên, bao gồm cả nhân viên nước ngoài, có thể dễ dàng giao tiếp với nhau!
Khóa học tiếng Nhật miễn phí của JAC

Đột nhiên bỏ cuộc hoặc mất tích

Đây không chỉ là vấn đề của người nước ngoài mà còn của người Nhật: đôi khi mọi người đột nhiên ngừng đến làm việc hoặc mất liên lạc.
Xin lưu ý rằng người nước ngoài sẽ cần phải nộp thông báo và thực hiện các thủ tục khác với người Nhật Bản.

[Gây ra]

Có nhiều lý do dẫn đến điều này, bao gồm mức lương thấp, không hài lòng với nội dung công việc, mối quan hệ giữa các cá nhân kém và không thể thích nghi với Nhật Bản.

[Giải pháp]

Nếu việc chấp nhận người đó trở nên khó khăn, bạn có thể phải thông báo cho Sở Di trú.
Có khả năng bạn đã gặp phải sự cố hoặc tai nạn nào đó, vì vậy bạn cũng nên cân nhắc việc trình báo cảnh sát.

Để tránh tình trạng từ chức đột ngột, cần phải cẩn thận không để nhân viên làm việc trong điều kiện không công bằng.
Chúng ta cũng nên tạo ra một môi trường nơi mọi người cảm thấy thoải mái khi thảo luận về các vấn đề cá nhân như không hài lòng với mức lương và điều kiện làm việc, cũng như các vấn đề giữa các cá nhân và khả năng không thích nghi với cuộc sống ở Nhật Bản.

Cụ thể, cần tạo ra môi trường hỗ trợ bằng cách duy trì liên lạc chặt chẽ, thiết lập các bàn tư vấn và có hệ thống cho phép phát hiện sớm các bất thường.

Nếu có tranh chấp giữa các nhân viên thì sao?

Đôi khi có thể xảy ra rắc rối giữa người lao động nước ngoài hoặc giữa nhân viên Nhật Bản và người lao động nước ngoài.
Có nhiều lý do cho điều này, bao gồm sự khác biệt về văn hóa, tôn giáo và chủng tộc, tranh chấp lãnh thổ và tàn dư của chế độ thực dân.

Khi xảy ra tranh chấp, điều quan trọng là phải lắng nghe cả hai bên và đưa ra phán quyết công bằng về vấn đề của họ.
Điều quan trọng là phải hiểu rằng những khác biệt về tôn giáo, chủng tộc và sắc tộc là những chủ đề nhạy cảm đến mức đôi khi có thể dẫn đến chiến tranh.

Những vấn đề nào có thể xảy ra khi ký hợp đồng hoặc sa thải lao động nước ngoài?

Để tránh các vấn đề khi tuyển dụng lao động nước ngoài, hãy đảm bảo giải thích hợp đồng và quy định của công ty một cách dễ hiểu, đơn giản và rõ ràng.

Cách thức ký hợp đồng đặc biệt quan trọng.

Nếu hợp đồng lao động chỉ bằng tiếng Nhật và các giải thích khó hiểu thì khả năng cao là người lao động sẽ hiểu lầm và nói rằng: "Tình hình việc làm thực tế của tôi khác với nội dung trong hợp đồng".

Điều quan trọng là phải viết bằng tiếng Nhật dễ hiểu và nếu cần, hãy viết bằng tiếng mẹ đẻ của bạn.
Khi giải thích điều này trực tiếp tại thời điểm tuyển dụng, hãy đảm bảo giải thích mọi thứ thật cẩn thận để không bỏ sót điều gì.

Ngay cả sau khi bạn được tuyển dụng, những khái niệm độc đáo của người Nhật về "đọc bầu không khí" và "trực quan" không còn hiệu quả nữa. Trong một số trường hợp, có thể cần phải giải thích bằng ngôn ngữ mẹ đẻ của người lao động nước ngoài hoặc giao tiếp thông qua phiên dịch viên.

Ngoài ra, khi tuyển dụng lao động nước ngoài, hãy đảm bảo kiểm tra "Hướng dẫn cho người sử dụng lao động thực hiện các biện pháp phù hợp để cải thiện quản lý việc làm cho lao động nước ngoài (Hướng dẫn dành cho lao động nước ngoài)".

Hướng dẫn dành cho người lao động nước ngoài quy định các biện pháp mà người sử dụng lao động sử dụng lao động nước ngoài phải thực hiện để cải thiện việc quản lý việc làm của người lao động nước ngoài.

Cụ thể, các nội dung sau đây được quy định:

• Tối ưu hóa việc tuyển dụng và sử dụng lao động nước ngoài
• Đảm bảo điều kiện làm việc công bằng
• Đảm bảo an toàn và sức khỏe
• Bảo hiểm việc làm, bảo hiểm tai nạn lao động, bảo hiểm y tế và bảo hiểm hưu trí của người lao động được áp dụng
• Quản lý nhân sự phù hợp, giáo dục và đào tạo, chế độ phúc lợi cho nhân viên, v.v.
• Ngăn chặn việc sa thải và hỗ trợ tìm việc làm mới
• Những điểm cần lưu ý đối với người sử dụng lao động tham gia hoạt động phái cử hoặc hợp đồng lao động

Việc phản hồi dựa trên các hướng dẫn dành cho người nước ngoài là điều cần thiết để tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau giữa người lao động nước ngoài và các công ty tiếp nhận họ, cũng như cho phép người lao động nước ngoài làm việc tại Nhật Bản một cách an tâm.

Nếu đây là lần đầu tiên bạn tiếp nhận lao động nước ngoài và cảm thấy lo lắng, bạn cũng có thể giao phó vấn đề này cho một chuyên gia, chẳng hạn như luật sư hoặc công ty dịch vụ tuyển dụng nước ngoài.

Tóm tắt: Khi gặp vấn đề trong việc tuyển dụng lao động nước ngoài, điều quan trọng là phải xác định đúng nguyên nhân và thực hiện các biện pháp thích hợp.

Khi tiếp nhận lao động nước ngoài đến từ các nền văn hóa và chủng tộc khác nhau, sự hiểu biết lẫn nhau giữa lao động nước ngoài và công ty tiếp nhận là rất quan trọng để hoạt động diễn ra suôn sẻ.

Nếu vấn đề xảy ra, việc biết nguyên nhân và cách giải quyết có thể giúp ngăn chặn vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn.

Các vấn đề thường gặp có thể phát sinh bao gồm vấn đề về tình trạng cư trú và ngôn ngữ Nhật Bản.
Ngoài ra, mặc dù điều này không chỉ giới hạn ở người lao động nước ngoài, cũng có trường hợp người lao động đột nhiên nghỉ việc hoặc mất tích.

Cần phải tạo ra một môi trường thuận lợi cho việc giao tiếp giữa người lao động nước ngoài và các công ty tiếp nhận họ, đồng thời xác định rõ ràng các mục mà các công ty phải kiểm tra và cách họ phải phản hồi liên quan đến tình trạng cư trú.

Khi thảo luận hoặc giải thích vấn đề, điều quan trọng là phải rõ ràng và dễ hiểu.
Nếu bạn thấy việc này khó khăn, bạn có thể giao phó nhiệm vụ này cho một chuyên gia, chẳng hạn như luật sư hoặc công ty dịch vụ tuyển dụng nước ngoài.

Nếu bạn là một công ty xây dựng đang cân nhắc tuyển dụng người nước ngoài có kỹ năng cụ thể, vui lòng liên hệ với JAC!

*Bài viết này được viết dựa trên thông tin từ tháng 10 năm 2022.