Apa kewajiban untuk melaporkan status ketenagakerjaan warga negara asing? Siapa saja yang wajib melaporkan status ketenagakerjaan dan bagaimana cara mengajukannya?

Kewajiban dan hal-hal yang harus diketahui oleh pengusaha yang mempekerjakan tenaga kerja asing

Undang-undang berikut berlaku saat mempekerjakan orang asing:

• Undang-Undang Pengawasan Imigrasi dan Pengakuan Pengungsi (Undang-Undang Imigrasi): Undang-undang yang mengatur peraturan mengenai masuk dan tinggalnya orang asing.
• Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan: Undang-undang yang menetapkan standar minimum untuk kondisi kerja
• Undang-Undang tentang Kebijakan Peningkatan Ketenagakerjaan yang Menyeluruh dan Stabilisasi Ketenagakerjaan serta Peningkatan Kehidupan Kerja Pekerja (Undang-Undang tentang Kebijakan Peningkatan Ketenagakerjaan yang Menyeluruh): Undang-undang yang mengatur tentang peningkatan ketenagakerjaan dan pengelolaan ketenagakerjaan yang tepat bagi pekerja.
• Undang-Undang Keselamatan dan Kesehatan Kerja: Undang-Undang yang bertujuan untuk menjamin keselamatan dan kesehatan pekerja.
• Undang-Undang Upah Minimum: Undang-Undang yang menetapkan upah minimum

Pekerja asing dan pekerja Jepang diharuskan diperlakukan sama dalam hal upah, jam kerja, hari libur, dll. sebagaimana ditetapkan dalam Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan dan Undang-Undang Upah Minimum.
Hal yang sama berlaku untuk menyediakan lingkungan kerja yang aman dan menerapkan pelatihan keselamatan yang diperlukan, sebagaimana disyaratkan oleh Undang-Undang Keselamatan dan Kesehatan Industri.

Aturan dan hal yang perlu diperhatikan saat mempekerjakan orang asing

Saat mempekerjakan orang asing, penting untuk menyadari dua poin berikut, yang terkait dengan Undang-Undang Pengendalian Imigrasi dan Pengakuan Pengungsi (Undang-Undang Imigrasi) dan Undang-Undang tentang Promosi Komprehensif Kebijakan Ketenagakerjaan.

① Konfirmasi status kependudukan (Undang-Undang Pengawasan Imigrasi dan Pengakuan Pengungsi (Undang-Undang Imigrasi))

Sebelum mempekerjakan orang asing, pastikan untuk memeriksa kartu tempat tinggal mereka atau dokumen lainnya untuk melihat apakah mereka memiliki status kerja yang diperlukan.
Pekerjaan ilegal dilarang oleh hukum, dan bukan hanya orang asing yang bekerja secara ilegal yang akan dikenakan hukuman, tetapi pengusaha yang mengizinkan orang asing bekerja secara ilegal juga akan dikenakan hukuman.

Pekerjaan ilegal mengacu pada kegiatan menghasilkan pendapatan yang dilakukan oleh orang asing yang tidak memenuhi syarat untuk bekerja di Jepang.
Misalnya, ini berlaku untuk kasus di mana seseorang memasuki negara tanpa status tempat tinggal, bekerja setelah izin tinggalnya habis, atau bekerja di luar lingkup kegiatan yang diizinkan.

Selain itu, jika mereka dipekerjakan pada posisi selain yang diizinkan oleh status tempat tinggal mereka, ini juga akan dianggap sebagai pekerjaan ilegal.
Berhati-hatilah saat memutuskan tanggung jawab Anda.

2. Pemberitahuan status pekerjaan luar negeri (Promosi Kebijakan Ketenagakerjaan Komprehensif)

Saat Anda mempekerjakan atau memberhentikan karyawan asing, Anda diharuskan memberi tahu Hello Work.

Sekalipun Anda tahu tentang status kependudukan, banyak orang mungkin tidak tahu banyak tentang "Pemberitahuan Status Pekerjaan Luar Negeri" ini.
Pada bagian berikutnya, kami akan menjelaskan cara melaporkan status pekerjaan warga negara asing, termasuk pekerja asing mana yang wajib dilaporkan dan cara pelaporannya.

Apa kewajiban untuk melaporkan status ketenagakerjaan warga negara asing? Periksa pekerja asing mana yang wajib melaporkannya.

Ketika mempekerjakan orang asing, pemberi kerja diharuskan melaporkan status pekerjaan mereka.

Kewajiban pelaporan status ketenagakerjaan tenaga kerja asing merupakan kewajiban bagi pemberi kerja untuk melaporkan kepada Hello Work ketika tenaga kerja asing diterima bekerja maupun keluar dari perusahaan, dengan tujuan untuk meningkatkan manajemen ketenagakerjaan tenaga kerja asing dan mencegah terjadinya ketenagakerjaan ilegal.
Informasi pemberitahuan mencakup nama pekerja asing, status tempat tinggal, dan periode tinggal.

Kewajiban pelaporan ini dibebankan kepada semua pemilik bisnis.

Pekerja asing yang dicakup oleh undang-undang ini adalah semua pekerja asing yang tidak memiliki kewarganegaraan Jepang, kecuali mereka yang berstatus penduduk "diplomatik" atau "resmi".
Namun, karena "penduduk tetap khusus" telah diberikan status hukum khusus, mereka tidak tunduk pada sistem pelaporan untuk status pekerjaan asing.

Cara mengisi dan mengajukan pemberitahuan status pekerjaan luar negeri

Setiap kali pekerja asing dipekerjakan atau ketika pekerja asing meninggalkan pekerjaan, pemberi kerja harus menyampaikan pemberitahuan tentang status pekerjaan pekerja asing tersebut.

Bagaimana cara menulis

Kami akan menjelaskan kasus-kasus di mana warga negara asing yang bekerja akan diasuransikan berdasarkan asuransi ketenagakerjaan dan kasus-kasus di mana mereka tidak akan diasuransikan.

Ketika Anda menjadi orang yang diasuransikan dalam asuransi ketenagakerjaan

Pengiriman pemberitahuan perolehan atau hilangnya status asuransi ketenagakerjaan juga dapat berfungsi sebagai pemberitahuan status ketenagakerjaan warga negara asing.
Hal-hal yang perlu diberitahukan antara lain sebagai berikut:

[Pada saat bekerja]

• Nama pekerja asing
• Status tempat tinggal, dll.
• Periode tinggal, dll.
• tanggal lahir
• seks
• Kebangsaan/Wilayah
• Apakah Anda memiliki izin untuk terlibat dalam kegiatan selain yang diizinkan berdasarkan status tempat tinggal Anda atau izin untuk terlibat dalam kegiatan untuk mendapatkan kompensasi
• Nomor kartu tempat tinggal
• Hal-hal yang wajib dicantumkan dalam pemberitahuan perolehan, seperti nama dan alamat perusahaan yang terkait dengan ketenagakerjaan

[Saat meninggalkan pekerjaan]

• Nama pekerja asing
• Status tempat tinggal, dll.
• Periode tinggal, dll.
• tanggal lahir
• seks
• Kebangsaan/Wilayah
• Apakah Anda memiliki izin untuk terlibat dalam kegiatan selain yang diizinkan berdasarkan status tempat tinggal Anda atau izin untuk terlibat dalam kegiatan untuk mendapatkan kompensasi
• Nomor kartu tempat tinggal
• Hal-hal yang wajib dicantumkan dalam pemberitahuan kehilangan, seperti nama dan alamat perusahaan yang terkait dengan pemisahan

Ketika Anda tidak tercakup oleh asuransi ketenagakerjaan

Hal-hal yang perlu diberitahukan antara lain sebagai berikut:

[Umum untuk perekrutan dan pemberhentian]

• Nama pekerja asing
• Status tempat tinggal, dll.
• Periode tinggal, dll.
• tanggal lahir
• seks
• Kebangsaan/Wilayah
• Apakah Anda memiliki izin untuk terlibat dalam kegiatan selain yang diizinkan berdasarkan status tempat tinggal Anda atau izin untuk terlibat dalam kegiatan untuk mendapatkan kompensasi
• Nomor kartu tempat tinggal
• Tanggal kerja atau pemutusan hubungan kerja
• Hal-hal yang harus dicantumkan dalam setiap formulir pemberitahuan, seperti nama dan alamat perusahaan yang terkait dengan pekerjaan atau pemutusan hubungan kerja

Anda juga perlu menyiapkan dan menyerahkan Pemberitahuan Status Pekerjaan Luar Negeri (Formulir No. 3) yang terpisah.
Formulir ini tersedia di kantor Hello Work, dan juga dapat diunduh dari situs web Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan.
Pemberitahuan Status Pekerjaan Luar Negeri dari Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan

Cara mendaftar

Ada dua cara untuk menyampaikan pemberitahuan status pekerjaan luar negeri: di kantor Hello Work atau daring.

Melamar di Hello Work

Bawa dokumen pemberitahuan ke kantor Hello Work yang memiliki yurisdiksi atas bisnis Anda dan serahkan.

Jika Anda menjadi orang yang diasuransikan berdasarkan asuransi ketenagakerjaan, Anda perlu menyerahkan dokumen pemberitahuan asuransi ketenagakerjaan.
Jika Anda tidak tercakup oleh asuransi ketenagakerjaan, Anda harus menyerahkan pemberitahuan status ketenagakerjaan warga negara asing.

Daftar secara online

Jika Anda ingin menjadi orang yang diasuransikan dalam asuransi ketenagakerjaan, Anda dapat mendaftar secara daring melalui e-Gov, portal komprehensif pemerintahan elektronik.
e-Pemerintahan

Jika Anda tidak tercakup oleh asuransi ketenagakerjaan, Anda dapat mendaftar secara daring melalui "Sistem Pemberitahuan Status Ketenagakerjaan Orang Asing".
Sistem Pemberitahuan Status Pekerjaan Luar Negeri

Batas waktu penyerahan

Ada batas waktu untuk menyampaikan pemberitahuan status pekerjaan luar negeri.
Mereka adalah sebagai berikut:

[Kapan pekerja asing yang bekerja menjadi tertanggung asuransi ketenagakerjaan]

• Jika orang asing dipekerjakan: paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya
• Apabila warga negara asing mengundurkan diri: Dalam waktu 10 hari terhitung sejak tanggal pengunduran dirinya

[Ketika warga negara asing yang Anda pekerjakan tidak tercakup dalam asuransi ketenagakerjaan]

• Jika orang asing bekerja: Sampai akhir bulan berikutnya
• Jika warga negara asing pensiun: Sampai akhir bulan berikutnya

Poin-poin penting mengenai pemberitahuan status pekerjaan warga negara asing

Harap perhatikan bahwa jika Anda gagal melaporkan status pekerjaan Anda sebagai warga negara asing atau jika Anda menyerahkan laporan palsu, Anda dapat dikenakan sanksi.
Kegagalan memberi tahu dapat mengakibatkan arahan dan peringatan, serta denda hingga 300.000 yen.

Pemberitahuan tersebut memerlukan konfirmasi kartu tempat tinggal atau paspor pekerja asing.

Sekalipun itu pekerjaan paruh waktu jangka pendek, Anda harus memberi tahu warga negara asing yang Anda pekerjakan.
Pekerjaan paruh waktu yang dilakukan oleh mahasiswa internasional juga wajib diberitahukan, jadi pastikan Anda memiliki izin untuk terlibat dalam aktivitas di luar aktivitas yang diizinkan berdasarkan status tempat tinggal yang diizinkan.

Jika Anda seorang pemilik bisnis yang mempertimbangkan untuk mempekerjakan pekerja asing di industri konstruksi, silakan baca ini juga.
Menjelaskan cara menerima pekerja asing di industri konstruksi dan cara mempersiapkannya!

Ringkasan: Pemberi kerja yang mempekerjakan orang asing wajib melaporkan status pekerjaannya

Saat mempekerjakan orang asing, Anda perlu mengetahui berbagai hukum dan peraturan.
Sesuai dengan undang-undang seperti Undang-Undang Pengawasan Imigrasi dan Kebijakan Promosi Ketenagakerjaan yang Komprehensif, perlu untuk mengonfirmasi status tempat tinggal dan menyerahkan laporan tentang status pekerjaan warga negara asing.

Pemberitahuan status pekerjaan asing adalah sistem yang mengharuskan pemberi kerja melaporkan informasi tentang pekerja asing kepada Hello Work saat mereka mempekerjakan atau meninggalkan perusahaan.
Semua pekerja asing diharuskan untuk mengajukan pemberitahuan, kecuali mereka yang memiliki status penduduk tetap khusus, diplomatik, atau status tempat tinggal resmi.

Pemberitahuan dapat dilakukan di kantor Hello Work atau online.
Jika Anda gagal menyampaikan pemberitahuan atau menyampaikan pemberitahuan palsu, Anda dapat dikenakan sanksi, jadi pastikan untuk tidak lupa menyampaikan pemberitahuan Anda.

Jika Anda adalah perusahaan yang mempertimbangkan untuk mempekerjakan warga negara asing dengan keterampilan khusus di industri konstruksi, jangan ragu untuk menghubungi JAC!

*Kolom ini ditulis berdasarkan informasi dari Maret 2025.