Có thể thực hiện những biện pháp nào để đảm bảo giao tiếp suôn sẻ với người lao động nước ngoài?

Xin chào, tôi là Kano đến từ JAC (Hiệp hội nguồn nhân lực xây dựng Nhật Bản).

Nhiều công ty muốn giao tiếp trôi chảy với người lao động nước ngoài nhưng lại thấy khá khó khăn.
Có một số vấn đề dễ phát sinh khi giao tiếp không trôi chảy và trong một số trường hợp, điều này có thể gây gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu một số vấn đề thường gặp khi giao tiếp với người lao động nước ngoài và các biện pháp bạn có thể thực hiện để đảm bảo giao tiếp suôn sẻ.

Tại sao số lượng lao động nước ngoài tại Nhật Bản ngày càng tăng?

Theo khảo sát "Tình trạng việc làm của người nước ngoài" của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi, tính đến tháng 10 năm 2022, có 1.727.221 người nước ngoài đang làm việc tại Nhật Bản.
Con số này tăng 2.893 người so với năm trước và là con số cao nhất kể từ khi việc báo cáo "tình trạng việc làm ở nước ngoài" trở thành bắt buộc vào năm 2007.

Lý do khiến số lượng lao động nước ngoài tăng là do Nhật Bản đang nỗ lực xây dựng hệ thống tiếp nhận người nước ngoài nhằm giảm bớt tình trạng thiếu hụt lao động trong nước.

Một khía cạnh khác là số lượng người nước ngoài muốn làm việc tại Nhật Bản đang ngày càng tăng.

Ngày càng nhiều người nước ngoài cân nhắc đến việc sống tại Nhật Bản vì mức lương cao, an ninh công cộng tốt và chế độ phúc lợi nhân viên hậu hĩnh.

Nhiều người nước ngoài bị thu hút đến làm việc tại Nhật Bản vì mức lương cao, nhưng do đồng yên yếu nên các quốc gia khác cũng có nhiều khả năng trở thành lựa chọn và sự cạnh tranh với các quốc gia khác ngày càng tăng.

Các vấn đề giao tiếp thường xảy ra giữa người lao động nước ngoài và các công ty tiếp nhận họ

Khi người lao động nước ngoài làm việc tại Nhật Bản, thường phát sinh những vấn đề liên quan đến giao tiếp và những vấn đề mà người lao động nước ngoài dễ gặp phải.

Chúng tôi sẽ giới thiệu một số ví dụ tiêu biểu nhất.

Tôi không thể hiểu những từ ngữ

Nếu người lao động nước ngoài không quen giao tiếp bằng tiếng Nhật, việc giao tiếp sẽ trở nên căng thẳng đối với cả bản thân người lao động nước ngoài, những người không thể diễn đạt tốt, và đối với các công ty không thể hiểu được người lao động nước ngoài đang muốn nói gì.

Không thể giao tiếp trôi chảy bằng tiếng Nhật không chỉ gây ra vấn đề trong công việc mà còn khiến người lao động nước ngoài cảm thấy cô đơn vì không hiểu ngôn ngữ này.
Ngoài ra, tùy thuộc vào ngành nghề bạn làm việc, chẳng hạn như xây dựng, nông nghiệp hoặc đánh bắt cá, sẽ có những rủi ro đáng kể về an toàn và sức khỏe, và việc thiếu giao tiếp có thể dẫn đến tai nạn đe dọa tính mạng.

Vấn đề không chỉ nằm ở khả năng tiếng Nhật của người lao động nước ngoài; một vấn đề khác là các công ty chủ nhà không có khả năng nói ngôn ngữ bản địa của người lao động nước ngoài.
Tuy nhiên, xét đến việc có nhiều lao động nước ngoài đến từ nhiều quốc gia khác nhau, sẽ khôn ngoan hơn nếu công ty tiếp nhận yêu cầu họ học tiếng Nhật thay vì cố gắng thích nghi với ngôn ngữ của mỗi quốc gia.

Một số giải pháp để cải thiện kỹ năng tiếng Nhật của bạn bao gồm:

• Tiến hành đào tạo tiếng Nhật nội bộ
• Cho họ tham dự một trường dạy tiếng Nhật
• Tạo hệ thống khen thưởng theo trình độ của Kỳ thi năng lực tiếng Nhật

Cách duy nhất để cải thiện kỹ năng tiếng Nhật của người lao động nước ngoài là tăng cơ hội học tiếng Nhật cho họ.

Một số ví dụ về các sáng kiến thực tế đang được các công ty thực hiện bao gồm đưa người lao động nước ngoài đến các trường dạy tiếng Nhật miễn phí do chính phủ điều hành hoặc trao đổi nhật ký bằng tiếng Nhật để giao tiếp với họ đồng thời hướng tới mục tiêu học ngôn ngữ.

Nếu việc đào tạo nội bộ gặp khó khăn hoặc nếu bạn muốn nhân viên có thể đóng góp ngay lập tức, bạn sẽ cần thực hiện các biện pháp trước khi họ tham gia công ty, chẳng hạn như đặt ra trình độ tiếng Nhật cần thiết làm điều kiện để họ gia nhập công ty.

Tôi không thể hiểu được những sắc thái tinh tế của tiếng Nhật

Ngay cả khi bạn hiểu tiếng Nhật, bạn vẫn thường gặp khó khăn trong việc giao tiếp hiệu quả do ngôn ngữ này có những cách diễn đạt mơ hồ đặc trưng và khả năng "đoán" hoặc "đọc tâm trạng", điều này dễ dẫn đến hiểu lầm.
Đây không phải là lĩnh vực dễ xảy ra hiểu lầm và các vấn đề khác sao, ngay cả giữa những người có tiếng mẹ đẻ là tiếng Nhật?

Người Nhật đôi khi cố gắng truyền đạt những điều khó hiểu một cách vòng vo, với ý định tỏ ra chu đáo, nhưng điều này có thể khiến người nước ngoài khó hiểu được kết luận và có thể bị coi là không chân thành.

Giải pháp là tránh sự mơ hồ và tập trung vào việc giao tiếp rõ ràng và súc tích.
Đây cũng là một điểm chung trong giao tiếp giữa người Nhật, nhưng sẽ dễ hiểu hơn nếu bạn nêu kết luận trước rồi giải thích lý do.

Sự khác biệt về văn hóa và giá trị

Sự khác biệt về giá trị văn hóa và tôn giáo có thể dẫn đến thái độ rất khác nhau đối với công việc.

Ví dụ, ở Nhật Bản, bạn thường thấy mọi người giúp đỡ người khác làm việc khi có thời gian rảnh, nhưng ở một số quốc gia, quan niệm này lại cho rằng "công việc của người khác thuộc về họ, và giúp đỡ họ có nghĩa là lấy đi công việc của họ, vì vậy việc làm đó là không ổn".

Một giải pháp là phải nhận thức rằng những gì chúng ta coi là bình thường ở Nhật Bản có thể không bình thường ở các quốc gia khác.
Điều quan trọng là phải hiểu và tôn trọng nền văn hóa và tôn giáo của nhau, thay vì áp đặt văn hóa và giá trị Nhật Bản lên người lao động nước ngoài như câu nói "Ở Rome, hãy làm theo người La Mã".

Áp đặt các giá trị của mình lên người khác là không tốt, nhưng với tư cách là một công ty, cần phải nêu rõ các quy tắc mà bạn muốn nhân viên tuân theo và giải thích chúng một cách cẩn thận để họ hiểu.

Các ví dụ thực tế về sáng kiến bao gồm việc tăng cường hiểu biết liên văn hóa thông qua việc giới thiệu về văn hóa của quốc gia quê hương của người lao động nước ngoài và các lớp học ngoại ngữ, cũng như tìm hiểu văn hóa Nhật Bản thông qua các lớp học cắm hoa và tham gia các lễ hội truyền thống.

Dễ cảm thấy cô đơn

Không hiểu tiếng Nhật và những khác biệt về văn hóa có thể khiến mọi người cảm thấy cô đơn và không quen thuộc với cuộc sống ở Nhật Bản.

Để giải quyết vấn đề này, điều quan trọng là phải tạo ra một hệ thống cho phép người lao động nước ngoài tận hưởng cuộc sống tại Nhật Bản, bên cạnh việc giúp họ học tiếng Nhật và hòa giải những khác biệt về văn hóa và giá trị.

Các ví dụ về sáng kiến của công ty bao gồm cùng nhau tham gia các lễ hội địa phương và các sự kiện khác, lắp đặt Wi-Fi trong ký túc xá của nhân viên để nhân viên có thể liên lạc với quốc gia của mình bất cứ lúc nào và tạo các cuộc trò chuyện nhóm do những nhân viên có trình độ tiếng Nhật cao điều hành để tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp.

Trong "Những ví dụ điển hình về các công ty sử dụng lao động nước ngoài", chúng tôi giới thiệu nhiều ví dụ khác về những sáng kiến và đổi mới.
Nếu bạn đang gặp khó khăn trong giao tiếp với người lao động nước ngoài, hãy nhớ tham khảo thông tin này.

Ngoài ra, mục sau đây giải thích những vấn đề thường gặp có thể phát sinh khi tuyển dụng lao động nước ngoài.
Xin hãy kiểm tra thêm nhé.
Giải thích những vấn đề thường gặp khi tuyển dụng lao động nước ngoài và cách giải quyết! Các biện pháp phòng ngừa cũng được đưa ra

Làm thế nào để giao tiếp trôi chảy với người lao động nước ngoài

Để người lao động nước ngoài và người Nhật có thể giao tiếp trôi chảy, điều quan trọng là phải chủ động tương tác với họ.

Trong khi việc cải thiện kỹ năng tiếng Nhật của người lao động nước ngoài là quan trọng, thì việc đảm bảo họ cảm thấy an toàn về mặt tâm lý khi làm việc cũng quan trọng không kém.

Bạn cũng nên học một số câu chào hỏi đơn giản bằng ngôn ngữ mẹ đẻ của lao động nước ngoài và sử dụng chúng để trò chuyện với họ, cũng như lắng nghe họ nói về đất nước và nền văn hóa quê hương của họ.

Nếu bạn thấy khó truyền đạt quan điểm của mình bằng lời nói, bạn có thể sử dụng cử chỉ và hình ảnh minh họa dễ hiểu.
Cố gắng giao tiếp một cách chủ động, có thể bằng cách viết ra giấy hoặc sử dụng công cụ dịch thuật.

Ngoài việc tăng cơ hội giao tiếp hằng ngày, việc giao cho học sinh bài tập viết bằng tiếng Nhật khoảng một lần mỗi tháng cũng rất hiệu quả.

Khi chúng ta nói đến viết, thì đó không phải là việc viết khó; một cái gì đó giống như trao đổi nhật ký thì ổn.
Điều này không chỉ giúp bạn cải thiện kỹ năng tiếng Nhật mà còn là cơ hội để tìm hiểu về suy nghĩ và mối quan tâm của người lao động nước ngoài.
Nếu bạn lo lắng về cuộc sống ở Nhật Bản, đây có thể là chìa khóa giải quyết mối lo lắng của bạn.

Các công ty sử dụng lao động nước ngoài và trả lời phỏng vấn của JAC đã nêu ra những điểm sau đây liên quan đến giao tiếp:

• Hiểu được văn hóa của người khác và xây dựng mối quan hệ sâu sắc
• Cho và nhận là chìa khóa để củng cố mối quan hệ
• Điều quan trọng là phải quan tâm đến cảm xúc của người khác.

Chìa khóa để giao tiếp trôi chảy là hãy nghĩ về nó như là "giao tiếp giữa con người với nhau", thay vì nghĩ "vì họ là người Nhật" hay "vì họ là người nước ngoài".

Tóm tắt: Giao tiếp chủ động với người lao động nước ngoài là điều quan trọng

Trong những năm gần đây, số lượng người nước ngoài làm việc tại Nhật Bản ngày càng tăng vì hệ thống tuyển dụng người nước ngoài của Nhật Bản được cải thiện.

Những vấn đề mà người lao động nước ngoài thường gặp phải khi làm việc bao gồm rào cản ngôn ngữ, khác biệt về văn hóa và giá trị, cũng như sự mơ hồ của tiếng Nhật.
Ngoài ra, nhiều lao động nước ngoài cảm thấy cô đơn vì không quen với cuộc sống ở Nhật Bản.

Để giao tiếp trôi chảy với người nước ngoài, điều quan trọng là phải chủ động tương tác với họ.

Các công ty sẽ cần chủ động tổ chức các sự kiện và cơ hội học tiếng Nhật, cũng như nâng cao hiểu biết về giao tiếp liên văn hóa.

Không nên áp đặt các giá trị của Nhật Bản lên người khác chỉ vì bạn đang làm việc tại Nhật Bản.
Ngoài ra, cần phải giải thích cẩn thận bằng ngôn ngữ dễ hiểu những điều chúng tôi muốn bạn tuân thủ theo triết lý công ty và những cách suy nghĩ quan trọng khi làm việc để mọi người đều có thể hiểu được.

Nếu bạn là công ty đang cân nhắc tuyển dụng người nước ngoài có kỹ năng cụ thể trong ngành xây dựng, vui lòng liên hệ với JAC!