Tổ chức hỗ trợ đăng ký là gì? Chi tiết hỗ trợ được giải thích theo cách dễ hiểu

Tổ chức hỗ trợ đăng ký là gì?

Như đã đề cập ở phần đầu, "tổ chức hỗ trợ đã đăng ký" là tổ chức được các tổ chức tiếp nhận (các công ty tiếp nhận lao động nước ngoài có kỹ năng cụ thể) ủy quyền cung cấp hỗ trợ cho lao động nước ngoài loại 1 có kỹ năng cụ thể để họ có thể thực hiện các hoạt động của mình một cách suôn sẻ.
Chúng tôi chủ yếu hỗ trợ các công ty tiếp nhận trong việc xây dựng và thực hiện các kế hoạch hỗ trợ cho công dân nước ngoài có tay nghề cụ thể Loại 1 trong thời gian lưu trú của họ.

Một tổ chức hỗ trợ đã đăng ký phải là một doanh nghiệp đã được Ủy viên Cơ quan Dịch vụ Di trú chấp thuận đăng ký.
Cả nhóm và cá nhân đều có thể đăng ký, miễn là họ đáp ứng đủ các yêu cầu.

Ví dụ, trong trường hợp các nhóm, có nhiều "hợp tác xã kinh doanh", trong khi trong trường hợp các cá nhân, những người từ nhiều ngành nghề khác nhau, chẳng hạn như nhân viên hành chính và cố vấn lao động bảo hiểm xã hội, đều hoạt động.

Khi tiếp nhận người nước ngoài có kỹ năng cụ thể, công ty tiếp nhận, tức là tổ chức mà người nước ngoài đó trực thuộc, phải lập "kế hoạch hỗ trợ" và cung cấp một loạt các hỗ trợ từ thời điểm người nước ngoài nhập cảnh cho đến khi người đó trở về nước.

Tuy nhiên, một số giấy tờ cần chuẩn bị đòi hỏi kiến thức chuyên môn và thường rất khó để công ty tiếp nhận có thể chuẩn bị mọi thứ.
Vì lý do này, người ta nói rằng khoảng 80% các công ty chấp nhận lao động nước ngoài có tay nghề cụ thể yêu cầu hỗ trợ từ các tổ chức hỗ trợ đã đăng ký cho các hoạt động liên quan đến việc tiếp nhận những lao động này.
*Tham khảo: Cơ quan dịch vụ di trú "Báo cáo dự án về việc tăng cường hệ thống hỗ trợ tiếp nhận nhân tài nước ngoài" ~Tóm tắt~"

Khi đưa ra yêu cầu, bạn sẽ cần phải chọn một tổ chức hỗ trợ đăng ký có thể nói được ngôn ngữ của người nước ngoài mà công ty bạn sẽ tuyển dụng.

Giới thiệu rõ ràng về sự hỗ trợ được cung cấp bởi các tổ chức hỗ trợ đã đăng ký

Các tổ chức hỗ trợ đã đăng ký cung cấp hỗ trợ cho các công ty tiếp nhận và cho những công dân nước ngoài có tay nghề cụ thể.

Sự hỗ trợ mà chúng tôi cung cấp cho các công ty bao gồm:

1. Hỗ trợ xin cấp tư cách lưu trú
2. Hỗ trợ tạo kế hoạch hỗ trợ

Ngoài ra, sự hỗ trợ dành cho công dân nước ngoài có tay nghề cụ thể như sau:

1. Hướng dẫn trước
2. Di trú và hỗ trợ di trú
3. Hỗ trợ đảm bảo nhà ở và hỗ trợ các hợp đồng cần thiết cho cuộc sống hàng ngày
4. Định hướng lối sống
5. Đi kèm với các thủ tục chính thức, v.v.
6. Hỗ trợ cung cấp các cơ hội học tiếng Nhật
7. Tư vấn và giải quyết khiếu nại
8. Thúc đẩy giao lưu với người Nhật Bản
9. Hỗ trợ thay đổi công việc (nếu hợp đồng lao động bị chấm dứt vì lý do liên quan đến công ty chủ quản)
10. Phỏng vấn thường xuyên và báo cáo với các cơ quan chính phủ

Hỗ trợ cho các công ty chủ nhà

Hai lĩnh vực hỗ trợ cho các công ty tiếp nhận là "Hỗ trợ nộp đơn xin tư cách cư trú" và "Hỗ trợ lập kế hoạch hỗ trợ" như sau:

1. Hỗ trợ xin cấp tư cách lưu trú

Hỗ trợ các đơn xin cấp tư cách cư trú có nghĩa là nộp nhiều đơn khác nhau, chẳng hạn như "đơn xin cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện" và "đơn xin gia hạn thời gian lưu trú" thay mặt cho những công dân nước ngoài có tay nghề cụ thể.
Có rất nhiều giấy tờ bắt buộc và nhiều mục đòi hỏi kiến thức chuyên môn để điền vào, do đó, bạn thường cần một tổ chức hỗ trợ đăng ký hướng dẫn bạn thực hiện quy trình này.

Ngoài việc nộp đơn xin cấp mới, chúng tôi còn hỗ trợ nhiều đơn xin gia hạn và thay đổi khác nhau.

2. Hỗ trợ lập kế hoạch hỗ trợ

Công ty tiếp nhận phải chuẩn bị kế hoạch hỗ trợ khi nộp đơn xin giấy phép cư trú cho lao động nước ngoài có tay nghề cụ thể.
Việc xây dựng kế hoạch hỗ trợ có thể được giao phó một phần hoặc toàn bộ cho một tổ chức hỗ trợ đã đăng ký.

Hỗ trợ cho người nước ngoài có kỹ năng cụ thể

Việc hỗ trợ cho công dân nước ngoài có tay nghề cụ thể được chia thành "hỗ trợ bắt buộc" và "hỗ trợ tự nguyện". Hỗ trợ bắt buộc là điều cần phải cung cấp, trong khi hỗ trợ tự nguyện là điều đáng mong muốn.

Chúng tôi sẽ giới thiệu nội dung của từng loại hỗ trợ, bao gồm các phần được chia thành hỗ trợ bắt buộc và hỗ trợ tùy chọn.

1. Hướng dẫn trước

Hướng dẫn trước cung cấp thông tin cho công dân nước ngoài có kỹ năng cụ thể để họ không gặp phải bất kỳ khó khăn nào, chẳng hạn như nội dung công việc, thù lao và thủ tục nhập cư.
Công việc này phải được thực hiện bằng ngôn ngữ mà người nước ngoài có tay nghề cụ thể có thể hiểu được.

[Hỗ trợ bắt buộc]

Chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn về thủ tục nhập cư và nhà ở.
Họ cũng sẽ giải thích các hoạt động và công việc có thể thực hiện tại Nhật Bản, mức lương, điều kiện làm việc, v.v. và sẽ thông báo cho người lao động rằng họ sẽ không phải trả các chi phí liên quan đến việc hỗ trợ lao động nước ngoài có tay nghề cụ thể.

[Hỗ trợ tự nguyện]

Chúng tôi sẽ giải thích về thời tiết ở Nhật Bản khi bạn nhập cảnh, trang phục phù hợp, những vật dụng bạn nên mang theo, những vật dụng bạn bị cấm mang theo, ước tính số tiền bạn nên mang theo và ước tính chi phí bạn nên chi tiêu trong thời gian này.
Nếu công ty chủ nhà cung cấp cho bạn quần áo làm việc hoặc đồng phục, chúng tôi cũng sẽ cung cấp thông tin đó cho bạn.

2. Di trú và hỗ trợ di trú

Ngoài ra, cần có sự hỗ trợ để vận chuyển những người nước ngoài có tay nghề cụ thể khi họ nhập cảnh và xuất cảnh.

[Hỗ trợ bắt buộc]

Việc cung cấp phương tiện đi lại giữa các điểm nhập cư của người nước ngoài có tay nghề cụ thể và công ty chủ quản của họ (hoặc nơi cư trú tại Nhật Bản) là bắt buộc.
Ngoài ra, khi hành khách xuất cảnh, họ cũng phải hộ tống hành khách đến điểm khởi hành, đi cùng hành khách đến trạm kiểm soát an ninh và kiểm tra việc nhập cảnh của hành khách.

[Hỗ trợ tự nguyện]

Nếu bạn đang cư trú tại Nhật Bản và đã thay đổi tình trạng cư trú từ Thực tập sinh kỹ thuật số 2 sang Lao động có tay nghề đặc định số 1, bạn không bắt buộc phải cung cấp hỗ trợ. Tuy nhiên, nếu bạn thấy cần thiết, bạn có thể tự nguyện cung cấp phương tiện đi lại.

3. Hỗ trợ đảm bảo nhà ở và hỗ trợ các hợp đồng cần thiết cho cuộc sống hàng ngày

Đây là sự hỗ trợ nhằm giúp người nước ngoài có kỹ năng cụ thể tìm được nhà ở.

[Hỗ trợ bắt buộc]

Bạn sẽ cần được cung cấp thông tin về việc đảm bảo nhà ở, đi cùng người thuê nhà đến xem nhà và ký hợp đồng, và tìm người bảo lãnh nếu cần thiết.
Một lựa chọn khác là tìm nhà ở thông qua công ty cung cấp nhà ở.

[Hỗ trợ tự nguyện]

Nếu một công dân nước ngoài có tay nghề cụ thể cần nhà ở sau khi hợp đồng lao động của họ kết thúc và họ cần nhà ở cho đến khi quyết định được nơi làm việc tiếp theo, thì nên tiếp tục hỗ trợ nhà ở cho họ.

4. Định hướng lối sống

Chúng tôi sẽ giải thích các quy định của Nhật Bản, cách sử dụng các tiện ích công cộng, cách ứng phó trong trường hợp xảy ra thảm họa, v.v. để bạn có thể có cuộc sống xã hội suôn sẻ.

[Hỗ trợ bắt buộc]

Bạn sẽ được yêu cầu cung cấp các giấy tờ, hướng dẫn cần thiết và hỗ trợ các thủ tục như mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng điện thoại di động và đăng ký các tiện ích thiết yếu khác.

[Hỗ trợ tự nguyện]

Nên cung cấp hỗ trợ cho những thay đổi hoặc hủy bỏ trong quá trình thực hiện hợp đồng.

5. Đi kèm với các thủ tục chính thức, v.v.

Bạn sẽ được yêu cầu đi cùng mọi người để thực hiện các thủ tục tại các cơ quan chính phủ, v.v. và hỗ trợ chuẩn bị giấy tờ.

6. Hỗ trợ cung cấp cơ hội học tiếng Nhật

Chúng tôi cung cấp thông tin về việc đăng ký lớp học tiếng Nhật và tài liệu học tiếng Nhật.

[Hỗ trợ bắt buộc]

Chúng tôi cung cấp hướng dẫn và thông tin về các lớp học tiếng Nhật và các cơ sở giáo dục tại những khu vực có người nước ngoài có tay nghề cao làm việc, đồng thời hỗ trợ các thủ tục tuyển sinh.
Ngoài ra, cần hỗ trợ cung cấp thông tin về tài liệu tự học như học trực tuyến và hoàn tất thủ tục hợp đồng.

[Hỗ trợ tự nguyện]

Họ được cho là có trách nhiệm lập kế hoạch và quản lý các khóa học và hướng dẫn tiếng Nhật, hỗ trợ việc tham gia Kỳ thi năng lực tiếng Nhật và cung cấp chế độ ưu đãi cho những người có bằng cấp.

7. Tư vấn và giải quyết khiếu nại

Chúng tôi cung cấp lời khuyên và hướng dẫn liên quan đến việc tham vấn và khiếu nại trong cuộc sống hàng ngày và nơi làm việc.

[Hỗ trợ bắt buộc]

Khi nhận được tư vấn hoặc khiếu nại, họ có trách nhiệm phản hồi nhanh chóng và cung cấp mọi lời khuyên hoặc hướng dẫn cần thiết.
Nếu cần thiết, chúng tôi cũng sẽ hướng dẫn bạn đến các cơ sở thích hợp và đi cùng bạn để hỗ trợ bạn thực hiện các thủ tục cần thiết.

[Hỗ trợ tự nguyện]

Một ví dụ về hỗ trợ tự nguyện là dự đoán các thắc mắc hoặc khiếu nại và cung cấp thông tin về bàn tư vấn trước hoặc thiết lập bàn tư vấn.
Ngoài ra, cần hỗ trợ gia đình hoặc chính người lao động có tay nghề cụ thể về các quy trình xử lý tai nạn lao động trong trường hợp người lao động có tay nghề cụ thể đó bị thương hoặc tử vong.

8. Thúc đẩy giao lưu với người Nhật

Chương trình này nhằm mục đích giúp thúc đẩy sự tương tác giữa người nước ngoài có tay nghề cụ thể và người Nhật Bản tại những khu vực họ làm việc.

[Hỗ trợ bắt buộc]

Họ có trách nhiệm tạo cơ hội tương tác với người dân địa phương bằng cách cung cấp thông tin và hỗ trợ tham gia các sự kiện cũng như cơ hội tương tác với người dân địa phương, đồng thời tạo cơ hội tương tác với người Nhật Bản.
Khi tham gia, bạn cũng sẽ cần hỗ trợ trong quá trình đăng ký.

[Hỗ trợ tự nguyện]

Khi một lao động nước ngoài có tay nghề cụ thể muốn tham gia một sự kiện địa phương, người ta cho rằng nên điều chỉnh giờ làm việc hoặc cung cấp chế độ nghỉ phép có lương.

9. Hỗ trợ thay đổi công việc (nếu hợp đồng lao động bị chấm dứt do lý do của công ty tiếp nhận)

Nếu hợp đồng lao động bị chấm dứt vì lý do liên quan đến công ty tiếp nhận, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn tìm việc làm mới.

Bạn phải cung cấp một trong những thông tin sau:

• Thu thập và cung cấp thông tin về công ty chủ nhà tiếp theo
• Hỗ trợ người lao động nước ngoài có tay nghề cụ thể và tìm kiếm công ty chấp nhận họ
• Cung cấp thư giới thiệu để giúp việc thay đổi công việc của bạn diễn ra suôn sẻ
• Sắp xếp vị trí tuyển dụng tiếp theo (nếu bạn đã được cấp phép hoặc thông báo là doanh nghiệp cung cấp việc làm)

Ngoài ra, cần phải thực hiện những điều sau đây:

• Cho phép nghỉ phép có lương để tìm việc làm
• Cung cấp thông tin về các thủ tục hành chính cần thiết khi nghỉ việc, chẳng hạn như thủ tục bảo hiểm y tế quốc gia và lương hưu quốc gia
• Nếu không thể cung cấp hỗ trợ tìm việc làm phù hợp do phá sản hoặc các lý do khác, hãy tìm một tổ chức để tin tưởng.

10. Phỏng vấn thường xuyên và báo cáo với các cơ quan chính phủ

Chúng tôi sẽ đảm bảo rằng công dân nước ngoài có kỹ năng cụ thể sẽ không bị đối xử bất công và sẽ hỗ trợ để họ có thể liên hệ với chúng tôi nếu có bất kỳ chuyện gì xảy ra.

[Hỗ trợ bắt buộc]

Người lao động nước ngoài có tay nghề cụ thể và người giám sát của họ phải có trách nhiệm phỏng vấn thường xuyên ít nhất ba tháng một lần.
Chúng tôi sẽ kiểm tra môi trường làm việc và báo cáo mọi hành vi vi phạm luật lao động hoặc hoạt động nằm ngoài phạm vi tình trạng cư trú của người lao động cho các cơ quan chính phủ có thẩm quyền.

[Hỗ trợ tự nguyện]

Người ta cho rằng nên cung cấp thông tin về các trung tâm tư vấn của chính phủ để những công dân nước ngoài có tay nghề cụ thể có thể liên hệ và tự tìm lời khuyên nếu có bất kỳ chuyện gì xảy ra.

Lợi ích của việc ủy thác (yêu cầu) hỗ trợ cho một tổ chức hỗ trợ đã đăng ký

Như đã đề cập ở trên, sự hỗ trợ dành cho công dân nước ngoài có tay nghề cụ thể rất đa dạng và tốn thời gian cũng như công sức.

Lợi thế của việc ủy thác hỗ trợ cho một tổ chức hỗ trợ đã đăng ký là nó giảm bớt gánh nặng cho công ty tiếp nhận.
Bằng cách thuê ngoài cho một tổ chức hỗ trợ đăng ký, bạn có thể tập trung vào công việc của mình.

Nó không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức mà còn giải quyết được những khía cạnh khó khăn nếu không có kiến thức chuyên môn, giúp bạn giảm bớt những lo lắng như "Liệu điều này có ổn không?"

Một lợi ích lớn khác cho cả lao động nước ngoài có tay nghề cao và các công ty chấp nhận họ là tổ chức hỗ trợ đăng ký là một tổ chức bên thứ ba.

Vì là bên thứ ba nên người nước ngoài có kỹ năng cụ thể có thể dễ dàng thảo luận về mối quan tâm của họ và các vấn đề có thể được giải quyết ngay từ đầu.
Các công ty chủ nhà cũng có thể hưởng lợi từ ý kiến khách quan từ các nguồn bên ngoài và nhận được lời khuyên phù hợp.

Khi thuê ngoài công việc cho một tổ chức hỗ trợ đã đăng ký, mức giá thông thường là khoảng 20.000 đến 30.000 yên mỗi tháng (mỗi người).

Giới thiệu các yêu cầu và cách lựa chọn tổ chức hỗ trợ đăng ký

Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu các yêu cầu chính đối với các tổ chức hỗ trợ đăng ký và những điểm cần lưu ý khi lựa chọn tổ chức hỗ trợ đăng ký.

Yêu cầu đối với Tổ chức hỗ trợ đăng ký

Các yêu cầu chính để nhận được yêu cầu trở thành tổ chức hỗ trợ đã đăng ký như sau:

• Một người quản lý hỗ trợ và một hoặc nhiều nhân viên hỗ trợ đã được bổ nhiệm.
• Bất kỳ điều nào sau đây áp dụng:
  • Cá nhân hoặc tổ chức muốn trở thành tổ chức hỗ trợ đã đăng ký phải có kinh nghiệm tiếp nhận cư dân trung và dài hạn (chỉ xét tình trạng làm việc) trong vòng hai năm trở lại đây.
  • Cá nhân hoặc tổ chức muốn trở thành tổ chức hỗ trợ đã đăng ký phải có kinh nghiệm tham gia vào các dịch vụ tư vấn khác nhau liên quan đến người nước ngoài với mục đích kinh doanh nhằm mục đích nhận thù lao trong vòng hai năm trở lại đây.
  • Người quản lý hỗ trợ và nhân viên hỗ trợ được chọn phải có kinh nghiệm cung cấp dịch vụ tư vấn cuộc sống cho cư dân trung và dài hạn (chỉ liên quan đến tình trạng công việc) trong hơn hai năm trong năm năm qua.
  • Ngoài những điều trên, các cá nhân hoặc tổ chức muốn trở thành tổ chức hỗ trợ đã đăng ký sẽ được công nhận là có khả năng thực hiện các dịch vụ hỗ trợ phù hợp ở cùng mức độ như trên.
• Chi phí hỗ trợ sẽ không do chính người nước ngoài chịu trực tiếp hoặc gián tiếp
• Có một hệ thống có thể cung cấp thông tin và hỗ trợ khác bằng ngôn ngữ mà người nước ngoài có thể hiểu đầy đủ
• Trong vòng một năm, không có trường hợp nào về người nước ngoài có tay nghề cụ thể hoặc thực tập sinh kỹ thuật mất tích do những lý do thuộc về công ty.
• Trong vòng năm năm qua, bạn không thực hiện bất kỳ hành vi bất hợp pháp hoặc bất công nghiêm trọng nào liên quan đến luật di trú hoặc lao động.

Việc có một hệ thống hỗ trợ là một trong những điều kiện để đáp ứng các yêu cầu.

Ngoài các yêu cầu trên, các tổ chức hỗ trợ đã đăng ký còn có hai nghĩa vụ khác.

Tổ chức hỗ trợ đăng ký có hai nghĩa vụ sau:

• Cung cấp hỗ trợ phù hợp cho người nước ngoài
• Nộp các thông báo khác nhau cho Cơ quan Dịch vụ Di trú

Nếu một tổ chức hỗ trợ đã đăng ký không thực hiện được hai nghĩa vụ trên, đăng ký của tổ chức đó sẽ bị thu hồi.

Làm thế nào để chọn một tổ chức hỗ trợ đăng ký

Trước hết, điều cần thiết là phải kiểm tra xem công ty đó có được cấp phép là tổ chức hỗ trợ đã đăng ký hay không và chọn một tổ chức hỗ trợ đã đăng ký có thể nói ngôn ngữ của người nước ngoài mà bạn dự định tuyển dụng vào công ty của mình.
Các ngôn ngữ được hỗ trợ sẽ khác nhau tùy thuộc vào tổ chức hỗ trợ đã đăng ký, vì vậy hãy nhớ kiểm tra trước.

Chúng tôi cũng đã cho bạn biết chi phí trung bình của một yêu cầu, nhưng vì có nhiều mức phí khác nhau giữa các tổ chức hỗ trợ đã đăng ký nên chúng tôi khuyên bạn nên so sánh một số tổ chức trước khi đưa ra quyết định.

Những điểm cần cân nhắc khi lựa chọn công ty bao gồm liệu họ có thành tích hỗ trợ hay không, liệu họ có ở không quá xa hay không, liệu họ có phản hồi nhanh khi liên lạc hay không và liệu họ có thường xuyên đến thăm công ty chủ nhà hay không.

Tóm tắt: Tổ chức hỗ trợ đã đăng ký là tổ chức đáp ứng nhu cầu hỗ trợ cho người lao động nước ngoài có tay nghề cụ thể.

Để tiếp nhận người nước ngoài có kỹ năng loại 1, cần phải lập và triển khai kế hoạch hỗ trợ để họ có thể làm việc thuận lợi tại Nhật Bản.

Công ty tiếp nhận có thể chịu trách nhiệm lập và thực hiện tất cả các kế hoạch hỗ trợ hoặc có thể thuê ngoài công việc cho một tổ chức hỗ trợ đã đăng ký.

Sự hỗ trợ dành cho các công ty chủ nhà bao gồm:

1. Hỗ trợ xin cấp tư cách lưu trú
2. Hỗ trợ tạo kế hoạch hỗ trợ

Sự hỗ trợ dành cho công dân nước ngoài có kỹ năng cụ thể rất đa dạng và bao gồm 10 lĩnh vực sau.

1. Hướng dẫn trước
2. Di trú và hỗ trợ di trú
3. Hỗ trợ đảm bảo nhà ở và hỗ trợ các hợp đồng cần thiết cho cuộc sống hàng ngày
4. Định hướng lối sống
5. Đi kèm với các thủ tục chính thức, v.v.
6. Hỗ trợ cung cấp các cơ hội học tiếng Nhật
7. Tư vấn và giải quyết khiếu nại
8. Thúc đẩy giao lưu với người Nhật Bản
9. Hỗ trợ thay đổi công việc (nếu hợp đồng lao động bị chấm dứt vì lý do liên quan đến công ty chủ quản)
10. Phỏng vấn thường xuyên và báo cáo với các cơ quan chính phủ

Bằng cách giao phó sự hỗ trợ cho một tổ chức hỗ trợ đã đăng ký, gánh nặng cho các công ty tiếp nhận có thể giảm đáng kể.

Ngoài ra, sự can thiệp của bên thứ ba như tổ chức hỗ trợ đã đăng ký có lợi thế là giúp cả công ty tiếp nhận và người lao động nước ngoài có tay nghề cụ thể dễ dàng tìm kiếm lời khuyên và có được ý kiến khách quan.
Nếu bạn là công ty đang cân nhắc tuyển dụng người nước ngoài có kỹ năng cụ thể trong ngành xây dựng, vui lòng liên hệ với JAC!
Chúng tôi cũng giới thiệu những người nước ngoài có kỹ năng cụ thể.

*Bài viết này được viết dựa trên thông tin từ tháng 4 năm 2024.