Laporan Seminar "Koeksistensi Tempat Kerja Asing 2026" untuk Karyawan Jepang: Pengetahuan Dasar tentang Mempekerjakan Pekerja Asing

JAC menyelenggarakan serangkaian enam "Seminar Koeksistensi Pekerja Asing 2026" untuk karyawan Jepang yang dimulai pada Mei 2026.
Kursus ini bertujuan untuk memberikan pengetahuan praktis kepada perusahaan yang berupaya menerima tenaga kerja asing.

Pada hari Jumat, 24 Juli 2026, kami mengadakan seminar dengan tema "Pengetahuan Dasar Mempekerjakan Warga Negara Asing," dan 219 dari 344 peserta yang telah mendaftar sebelumnya (196 daring dan 23 di lokasi Tokyo) hadir secara langsung.
Narasumbernya adalah Shohei Sugita, Mitra Perwakilan dari Firma Hukum Strategi SDM Global.

Ibu Sugita menangani sekitar 100 konsultasi per hari terkait dengan pekerjaan warga negara asing dan merupakan seorang ahli di bidang ketenagakerjaan asing, serta bertugas di berbagai komite kementerian, termasuk Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja dan Kesejahteraan serta Kementerian Pertanahan, Infrastruktur, Transportasi dan Pariwisata.

Kali ini, kami menerima penjelasan komprehensif tentang poin-poin penting yang harus diperhatikan perusahaan saat menerima talenta asing, mulai dari struktur sistem status tempat tinggal hingga perekrutan, peraturan kerja, dan dukungan retensi.

Pelanggaran hukum yang diakibatkan oleh "memperlakukan orang Jepang secara sama"

Ceramah tersebut dimulai dengan poin bahwa banyak masalah dalam mempekerjakan warga negara asing muncul karena "secara tidak sengaja mengabaikan undang-undang imigrasi akibat memperlakukan mereka sama seperti warga negara Jepang."

Sistem kepegawaian dan peraturan kerja perusahaan sering kali secara implisit dirancang dengan asumsi bahwa sistem tersebut ditujukan untuk karyawan Jepang.
Oleh karena itu, jika prosedur yang sama diterapkan pada karyawan asing tanpa pemahaman tentang sistem status kependudukan, prosedur yang diperlukan mungkin akan terabaikan.

Sebagai contoh, disajikan sebuah kasus di mana seorang individu yang tinggal di Jepang dengan visa "Profesional Berketerampilan Tinggi (Tipe 1)" dipekerjakan menggunakan prosedur yang sama seperti warga negara Jepang. Namun, karena prosedur yang diperlukan untuk mengubah status tempat tinggal tidak diikuti ketika individu tersebut berganti pekerjaan, mereka akhirnya bekerja secara ilegal.

Selain itu, empat poin berikut juga disebutkan sebagai contoh yang dapat menyebabkan pelanggaran hukum serupa:

• Mereka dipindahkan ke pekerjaan di luar lingkup yang diizinkan oleh status tempat tinggal mereka.
• Prosedur yang diperlukan tidak diikuti ketika memindahkan atau menugaskan pekerja asing dengan status "Pekerja Terampil Khusus No. 1" atau "Profesional Berketerampilan Tinggi No. 1" ke perusahaan-perusahaan grup.
• Saya lupa prosedur untuk mendapatkan status kependudukan ketika sebuah perusahaan menjalani restrukturisasi organisasi.
• Kami mempekerjakan seorang mahasiswa internasional dengan visa "pelajar", tetapi mereka mulai bekerja tanpa mengubah status visa mereka.

Contoh-contoh restrukturisasi organisasi, transfer, dan penugasan sementara ini hanyalah perluasan dari pekerjaan SDM normal dan bukan pengecualian khusus, yang perlu kita sadari.

Perbedaan dan poin-poin penting terkait metode perekrutan di Jepang dan luar negeri.

Selanjutnya, mereka menjelaskan perbedaan antara pekerjaan di Jepang dan di luar negeri.

Di Jepang, "pekerjaan berbasis keanggotaan," yang merekrut berdasarkan individu dan bukan berdasarkan tugas pekerjaan atau lokasi kerja, adalah hal yang umum. Namun, di luar negeri, "pekerjaan berbasis pekerjaan," di mana peran pekerjaan ditentukan terlebih dahulu dan kemudian personel yang sesuai direkrut, lebih umum.

Karena lingkup pekerjaan yang dapat dilakukan ditentukan oleh status tempat tinggal seseorang, ketika mempekerjakan warga negara asing di Jepang, pekerjaan sering kali dilakukan di bawah sistem berbasis pekerjaan ini.
Oleh karena itu, mereka menekankan pentingnya mempersiapkan personel dan prosedur yang diperlukan terlebih dahulu.

Sebagai contoh, prosesnya meliputi menentukan jenis pekerjaan yang akan diberikan—apakah itu posisi generalis, spesialis, atau operasional—memastikan status tempat tinggal yang dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut, dan akhirnya mempekerjakan seseorang yang memenuhi persyaratan untuk memperoleh status tempat tinggal tersebut.

Selain itu, terdapat prinsip "satu status tempat tinggal, satu status" yang menyatakan bahwa setiap warga negara asing hanya dapat memiliki satu status tempat tinggal, dan disebutkan bahwa mempekerjakan mereka di luar cakupan yang diizinkan dapat dianggap sebagai pekerjaan ilegal.

Memastikan bahwa deskripsi pekerjaan sesuai dengan status tempat tinggal pelamar adalah hal mendasar dalam mempekerjakan pekerja asing.

Beberapa poin penting terkait perbedaan dalam pengembangan karier.

Di banyak perusahaan Jepang, "karier ala Jepang" adalah hal yang umum, di mana karyawan dibina dengan memperoleh pengalaman di berbagai departemen dalam perusahaan yang sama.
Idenya adalah untuk membina para profesional di dalam perusahaan, dan ini adalah sistem di mana kompensasi secara bertahap meningkat seiring lamanya Anda bekerja di perusahaan yang sama.

Di sisi lain, di luar negeri, hal yang umum dilakukan adalah berganti perusahaan sambil tetap berada di bidang pekerjaan yang sama untuk memajukan karier, dan idenya adalah untuk berupaya menjadi seorang profesional di bidang pekerjaan yang sama.
Karena perbedaan-perbedaan ini, beberapa karyawan asing mungkin menafsirkan hal ini sebagai berarti bahwa "tidak ada jalan menuju promosi selama saya tetap bekerja di perusahaan ini."

Pada kenyataannya, perusahaan Jepang juga memiliki jalur promosi internal, jadi menjelaskan poin ini dengan cermat dapat menghasilkan transisi yang lebih lancar.

Tinjauan prosedur dan peraturan ketenagakerjaan untuk mempekerjakan warga negara asing

Prosedur untuk mempekerjakan warga negara asing dijelaskan secara rinci, termasuk proses mengundang mereka dari luar negeri dan mengubah status tempat tinggal mereka di Jepang, serta prosedur memasuki negara tersebut dan proses pengajuan izin tinggal.

Dalam kedua kasus tersebut, karena mengumpulkan dokumen-dokumen terlampir seringkali membutuhkan waktu, ada juga saran praktis bahwa penting untuk memulainya lebih awal.

Selain itu, mereka memberikan poin-poin spesifik untuk merevisi peraturan ketenagakerjaan, dengan mempertimbangkan kebutuhan karyawan asing.

Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan menerbitkan peraturan ketenagakerjaan model, tetapi banyak perusahaan menggunakan peraturan ini sebagai dasar untuk membuat peraturan yang mengasumsikan bahwa karyawan Jepang akan bekerja di sana.

Oleh karena itu, kami diberitahu bahwa perlu menambahkan hal-hal khusus terkait dengan perekrutan warga negara asing, seperti verifikasi kartu izin tinggal pada saat perekrutan, cuti khusus untuk kembali sementara ke negara asal, perjanjian antara manajemen dan pekerja mengenai pemotongan upah, alasan pemutusan hubungan kerja secara otomatis jika kehilangan status izin tinggal, dan pembatasan status izin tinggal jika mengizinkan pekerjaan sampingan.

Ketika Anda mulai mempertimbangkan untuk mempekerjakan pekerja asing, Anda akan menyadari betapa banyak poin yang perlu ditinjau dalam peraturan ketenagakerjaan yang biasanya Anda gunakan tanpa banyak berpikir.

Poin-poin penting untuk membangun sistem dukungan guna memastikan retensi jangka panjang.

Di akhir seminar, lima poin berikut diperkenalkan sebagai persiapan untuk menerima karyawan asing guna memastikan keberlangsungan kerja mereka:

• Merekrut beberapa orang
• Menugaskan staf yang berpengalaman bekerja dengan orang asing.
• Dukungan untuk kehidupan sehari-hari setelah tiba di Jepang
• Informasi yang cukup diberikan sebelum bergabung dengan perusahaan.
• Melakukan wawancara secara berkala

Selain itu, temuan penelitian yang menunjukkan bahwa "pekerja asing cenderung mengalami perasaan kesepian" juga dipresentasikan, menekankan pentingnya menciptakan lingkungan yang mendukung bagi mereka yang menerima pekerja asing tersebut.

Setiap pertimbangan individual mungkin tampak kecil, tetapi saya merasa bahwa akumulasi detail-detail kecil inilah yang menyebabkan sistem tersebut terbentuk.

Mereka juga menyiapkan poster kesadaran yang merangkum isi acara ini dalam satu lembar.
Panduan ini menguraikan proses tiga langkah: mendefinisikan "pekerjaan" dengan jelas, mengkonfirmasi "status tempat tinggal," dan merekrut "personil." Panduan ini juga mencakup daftar periksa untuk orientasi karyawan baru, kesalahan dan masalah umum, serta poin-poin penting untuk menciptakan tempat kerja yang mendorong retensi karyawan.

Silakan lihat isi kursus ini dan bandingkan dengan sistem orientasi karyawan di perusahaan Anda.

Poster: "Memahami 'pekerjaan' dan 'status tempat tinggal' adalah langkah pertama dalam mempekerjakan pekerja asing."

Sesi tanya jawab dari peserta

Pada sesi tanya jawab di paruh kedua kursus, kami menerima pertanyaan tentang upah, cara memverifikasi kartu izin tinggal, dan alasan berhenti bekerja.
Berikut beberapa pertanyaan yang kami terima, disajikan secara singkat.

Q.

Jika terdapat alasan yang masuk akal seperti perbedaan riwayat pekerjaan atau isi pekerjaan, apakah dapat diterima jika mereka tidak dibayar dengan upah yang sama seperti karyawan Jepang?

A.

Upah tidak harus sama persis. Namun, menetapkan upah rendah hanya karena orang tersebut adalah warga negara asing tidak diperbolehkan, jadi jika ada perbedaan upah, penting untuk dapat memberikan penjelasan yang masuk akal, seperti perbedaan pengalaman kerja, tingkat keahlian, isi pekerjaan, dan lingkup tanggung jawab.

Q.

Bisakah saya memeriksa detail deskripsi pekerjaan selain status tempat tinggal menggunakan kartu izin tinggal?

A.

Kartu izin tinggal hanya menunjukkan jenis status izin tinggal dan jangka waktu tinggal. Untuk menentukan apakah pekerjaan yang sebenarnya sesuai dengan status izin tinggal, perlu juga diperiksa dokumen-dokumen seperti ijazah, riwayat pekerjaan, dan kontrak kerja.

Q.

Apa saja beberapa masalah paling umum yang menyebabkan orang meninggalkan pekerjaan mereka?

A.

Permasalahan yang muncul meliputi kendala bahasa dan komunikasi, perbedaan pemahaman tentang kondisi kerja dan tugas pekerjaan, hubungan di tempat kerja, serta kecemasan tentang pengembangan karier. Penjelasan yang menyeluruh dan sistem konsultasi yang mendukung sangatlah penting.

Q.

Peraturan internal perusahaan apa yang harus ditetapkan terkait penerimaan karyawan asing?

A.

Ini mencakup prosedur untuk memverifikasi kelayakan kerja dan kartu izin tinggal selama perekrutan, mengelola dan memperbarui izin tinggal, mengkonfirmasi tanggung jawab pekerjaan, dan menangani pemberitahuan saat bergabung atau meninggalkan perusahaan. Selain itu, pendokumentasian prosedur yang jelas seperti pembentukan layanan konsultasi, langkah-langkah pencegahan pelecehan, dan pendidikan keselamatan dan kesehatan multibahasa akan berkontribusi pada pengembangan sistem orientasi karyawan yang kuat.

Selain itu, banyak pertanyaan praktis yang diajukan, yang sekali lagi menunjukkan tingginya minat terhadap topik tersebut.

Rincian pertanyaan dan jawaban yang diterima pada hari itu dapat ditemukan di "Kumpulan Tanya Jawab Pengetahuan Dasar tentang Mempekerjakan Warga Negara Asing".
Pengetahuan Dasar tentang Mempekerjakan Warga Negara Asing: Tanya Jawab

Dalam survei pasca-pelatihan, 90% peserta menjawab "sangat puas" atau "puas," dan komentar yang diberikan antara lain, "Saya memahami bahwa ada aturan berbeda untuk mempekerjakan warga negara Jepang, dan penting untuk menanggapi sesuai dengan status tempat tinggal mereka."

Di sisi lain, kami juga menerima permintaan seperti "Kami ingin mendengar versi lanjutan untuk staf praktisi" dan "Kami ingin mengetahui lebih banyak tentang contoh spesifik masalah di tempat kerja," jadi kami akan memasukkan hal-hal ini ke dalam isi kursus mendatang.

JAC menawarkan "Kursus Hidup Berdampingan dengan Warga Asing" untuk karyawan Jepang-nya.
Kursus ini akan membekali Anda dengan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk hidup berdampingan dengan talenta asing, termasuk pemahaman lintas budaya dan "bahasa Jepang sederhana" yang mudah dipahami oleh orang asing.
Kami juga akan mengadakan sesi tanya jawab, jadi silakan bergabung bersama kami!

Untuk detail mengenai kursus ini, silakan lihat halaman "Kursus Hidup Berdampingan dengan Warga Asing" di bawah ini.
Materi kuliah sebelumnya, termasuk rekaman yang dapat diakses sesuai permintaan, materi, dan sesi tanya jawab dari kuliah-kuliah tersebut, juga tersedia.
"Pelatihan tentang Hidup Berdampingan dengan Karyawan Asing" untuk Karyawan Jepang

Pengoperasian kursus ini telah dipercayakan kepada BREXA CrossBorder Co., Ltd.

Artikel ini merupakan laporan tentang "Seminar Koeksistensi Pekerja Asing 2026," sebuah seminar pengetahuan dasar tentang mempekerjakan pekerja asing, yang diadakan pada hari Jumat, 24 Juli untuk karyawan Jepang.

Video Seminar

Materi Seminar

Materi seminar: Pengetahuan dasar tentang mempekerjakan warga negara asing 260724.pdf
Tanya Jawab_Pengetahuan Dasar Mempekerjakan Warga Negara Asing260724.pdf
Poster: "Memahami 'pekerjaan' dan 'status tempat tinggal' adalah langkah pertama dalam mempekerjakan pekerja asing."

Laporan Seminar "Koeksistensi Orang Asing" untuk Karyawan Jepang

• Laporan Seminar Pemahaman Antarbudaya untuk Karyawan Jepang (Bagian 1)
• Laporan Seminar Pemahaman Antarbudaya (Bagian 2) untuk Karyawan Jepang
• Laporan Seminar "Koeksistensi Tempat Kerja Asing 2026" untuk Karyawan Jepang: Pengetahuan Dasar tentang Mempekerjakan Pekerja Asing