Apa itu organisasi pendukung pendaftaran? Rincian dukungan dijelaskan dengan cara yang mudah dipahami

Apa itu organisasi pendukung pendaftaran?

Sebagaimana disebutkan di awal, “lembaga pendukung terdaftar” merupakan lembaga yang diberi mandat oleh lembaga penerima (perusahaan yang menerima warga negara asing dengan keterampilan tertentu) untuk memberikan dukungan guna membantu warga negara asing Tipe 1 dengan keterampilan tertentu agar dapat menjalankan aktivitasnya dengan lancar.
Kami terutama menyediakan dukungan kepada perusahaan penerima dalam membuat dan menerapkan rencana dukungan untuk warga negara asing terampil khusus Tipe 1 selama masa tinggal mereka.

Organisasi pendukung yang terdaftar harus merupakan bisnis yang telah disetujui pendaftarannya oleh Komisaris Badan Layanan Imigrasi.
Pendaftaran terbuka untuk kelompok dan individu, asalkan memenuhi persyaratan.

Misalnya, dalam kasus kelompok, ada banyak "koperasi bisnis," sementara dalam kasus individu, orang-orang dari berbagai profesi, seperti juru tulis administrasi dan konsultan tenaga kerja asuransi sosial, ikut aktif.

Dalam menerima WNA yang memiliki keterampilan tertentu, perusahaan penerima, yaitu lembaga yang menaungi WNA tersebut, wajib membuat “rencana dukungan” dan memberikan serangkaian dukungan sejak WNA tersebut masuk ke Indonesia hingga kembali ke tanah air.

Namun, beberapa dokumen yang perlu disiapkan memerlukan pengetahuan khusus, dan sering kali sulit bagi perusahaan penerima untuk menyiapkan semuanya.
Karena alasan ini, dikatakan bahwa sekitar 80% perusahaan yang menerima pekerja asing berketerampilan khusus meminta dukungan dari organisasi pendukung terdaftar untuk kegiatan yang terkait dengan penerimaan pekerja tersebut.
*Referensi: Badan Layanan Imigrasi "Laporan Proyek tentang Penguatan Sistem Dukungan untuk Menerima Talenta Asing" ~Ringkasan~"

Saat mengajukan permintaan, Anda harus memilih organisasi pendukung pendaftaran yang dapat berbicara dalam bahasa orang asing yang akan dipekerjakan oleh perusahaan Anda.

Pengenalan yang jelas tentang dukungan yang diberikan oleh organisasi dukungan terdaftar

Organisasi pendukung terdaftar memberikan dukungan kepada perusahaan penerima dan kepada warga negara asing berketerampilan khusus.

Dukungan yang kami berikan kepada perusahaan meliputi hal berikut:

1. Dukungan untuk mengajukan status kependudukan
2. Dukungan untuk membuat rencana dukungan

Selain itu, dukungan yang diberikan kepada warga negara asing berketerampilan khusus adalah sebagai berikut:

1. Pra-panduan
2. Imigrasi dan dukungan imigrasi
3. Dukungan untuk mengamankan perumahan dan bantuan kontrak yang diperlukan untuk kehidupan sehari-hari
4. Orientasi gaya hidup
5. Mendampingi dalam acara resmi, dll.
6. Mendukung penyediaan kesempatan belajar bahasa Jepang
7. Konsultasi dan penanganan pengaduan
8. Mempromosikan pertukaran dengan orang Jepang
9. Dukungan perubahan pekerjaan (jika kontrak kerja dihentikan karena alasan perusahaan tuan rumah)
10. Wawancara rutin dan pelaporan ke instansi pemerintah

Dukungan untuk perusahaan tuan rumah

Dua bidang dukungan bagi perusahaan penerima, "Dukungan untuk mengajukan status kependudukan" dan "Dukungan untuk membuat rencana dukungan," adalah sebagai berikut:

1. Dukungan untuk mengajukan status kependudukan

Mendukung permohonan status kependudukan berarti menyerahkan berbagai permohonan, seperti "permohonan Sertifikat Kelayakan" dan "permohonan izin perpanjangan masa tinggal" atas nama warga negara asing berketerampilan khusus.
Ada banyak dokumen yang dibutuhkan dan banyak bagian yang memerlukan pengetahuan khusus untuk diisi, jadi biasanya Anda akan dibantu oleh organisasi pendukung pendaftaran untuk menjalani proses tersebut.

Selain aplikasi baru, kami juga membantu berbagai aplikasi pembaruan dan perubahan.

2. Dukungan untuk membuat rencana dukungan

Perusahaan penerima harus menyiapkan rencana dukungan saat mengajukan izin tinggal bagi pekerja asing berketerampilan khusus.
Pembuatan rencana dukungan dapat dipercayakan sebagian atau seluruhnya kepada organisasi dukungan terdaftar.

Dukungan untuk warga negara asing dengan keterampilan khusus

Dukungan untuk warga negara asing berketerampilan khusus dibagi menjadi “dukungan wajib” dan “dukungan sukarela”. Dukungan wajib merupakan sesuatu yang harus diberikan, sedangkan dukungan sukarela merupakan sesuatu yang diinginkan untuk diberikan.

Kami akan memperkenalkan konten setiap jenis dukungan, termasuk bagian yang dibagi menjadi dukungan wajib dan opsional.

1. Pra-bimbingan

Panduan lanjutan memberikan informasi kepada warga negara asing dengan keterampilan khusus sehingga mereka tidak menghadapi kesulitan apa pun, seperti konten pekerjaan, remunerasi, dan prosedur imigrasi.
Diperlukan agar pekerjaan dilakukan dalam bahasa yang dapat dipahami oleh warga negara asing yang memiliki keterampilan khusus.

[Dukungan wajib]

Kami akan membantu Anda dengan prosedur imigrasi dan perumahan.
Mereka juga akan menjelaskan kegiatan dan pekerjaan yang dapat dilakukan di Jepang, jumlah upah, kondisi kerja, dll., dan akan memberi tahu pekerja bahwa mereka tidak akan dikenakan biaya yang terkait dengan dukungan pekerja asing berketerampilan khusus.

[Dukungan sukarela]

Kami akan menjelaskan cuaca di Jepang saat Anda memasuki negara tersebut, pakaian yang sesuai, barang-barang yang harus Anda bawa, barang-barang yang dilarang untuk Anda bawa, perkiraan berapa banyak uang yang harus Anda bawa, dan perkiraan pengeluaran yang perlu Anda perkirakan untuk sementara waktu.
Jika perusahaan tuan rumah memberi Anda pakaian kerja atau seragam, kami juga akan memberi Anda informasi tersebut.

2. Imigrasi dan dukungan imigrasi

Dukungan juga dibutuhkan untuk mengangkut warga negara asing berketerampilan khusus saat mereka masuk dan meninggalkan negara tersebut.

[Dukungan wajib]

Penyediaan transportasi antara tempat imigrasi warga negara asing berketerampilan khusus dan perusahaan tuan rumah mereka (atau tempat tinggal mereka di Jepang) adalah wajib.
Selain itu, saat penumpang meninggalkan negara tersebut, mereka juga diharuskan untuk mengawal penumpang tersebut ke tempat keberangkatan, menemani mereka ke tempat pemeriksaan keamanan, dan memeriksa pintu masuk mereka.

[Dukungan sukarela]

Jika Anda sudah tinggal di Jepang dan telah mengubah status tempat tinggal Anda dari Pelatihan Magang Teknis No. 2 menjadi Pekerja Keterampilan Spesifik No. 1, Anda tidak diharuskan memberikan dukungan. Namun, jika Anda menganggapnya perlu, Anda dapat menyediakan transportasi secara sukarela.

3. Dukungan untuk mengamankan perumahan dan bantuan kontrak yang diperlukan untuk kehidupan sehari-hari

Ini adalah dukungan untuk membantu warga negara asing dengan keterampilan khusus mendapatkan perumahan.

[Dukungan wajib]

Anda perlu diberikan informasi tentang cara mendapatkan perumahan, menemani penyewa saat meninjau dan menandatangani kontrak, serta mendapatkan penjamin jika perlu.
Pilihan lainnya adalah mengamankan perumahan melalui perumahan perusahaan.

[Dukungan sukarela]

Jika warga negara asing berketerampilan tertentu membutuhkan perumahan setelah kontrak kerja mereka berakhir dan mereka membutuhkan perumahan sampai tempat kerja berikutnya diputuskan, maka dianggap bijaksana untuk terus menyediakan dukungan perumahan bagi mereka.

4. Orientasi gaya hidup

Kami akan menjelaskan peraturan Jepang, cara menggunakan fasilitas umum, cara menanggapi bencana, dan masih banyak lagi, sehingga Anda dapat menjalani kehidupan sosial yang lancar.

[Dukungan wajib]

Anda akan diminta untuk menyediakan dokumen dan panduan yang diperlukan serta membantu prosedur seperti membuka rekening bank, menandatangani kontrak telepon seluler, dan mendaftar untuk utilitas penting lainnya.

[Dukungan sukarela]

Disarankan juga agar dukungan diberikan untuk perubahan atau pembatalan selama kontrak berlangsung.

5. Pendampingan pada acara resmi, dll.

Anda akan diminta untuk mendampingi orang melalui prosedur di kantor pemerintah, dll. dan membantu menyiapkan dokumen.

6. Mendukung penyediaan kesempatan belajar bahasa Jepang

Kami menyediakan informasi tentang pendaftaran kelas bahasa Jepang dan materi pembelajaran bahasa Jepang.

[Dukungan wajib]

Kami menyediakan panduan dan informasi tentang kelas bahasa Jepang dan lembaga pendidikan di daerah tempat warga negara asing berketerampilan khusus bekerja, dan membantu prosedur pendaftaran.
Bantuan juga dibutuhkan dalam menyediakan informasi tentang materi belajar mandiri seperti pembelajaran daring, dan dalam menyelesaikan prosedur kontrak.

[Dukungan sukarela]

Dianggap penting bagi mereka untuk merencanakan dan mengelola pengajaran dan kursus bahasa Jepang, memberikan dukungan untuk mengikuti Tes Kemampuan Bahasa Jepang, dan menawarkan perlakuan istimewa kepada mereka yang memperoleh kualifikasi.

7. Konsultasi dan penanganan pengaduan

Kami memberikan saran dan panduan mengenai konsultasi dan keluhan tentang kehidupan sehari-hari dan tempat kerja.

[Dukungan wajib]

Ketika mereka menerima konsultasi atau keluhan, mereka diharuskan untuk segera menanggapi dan memberikan saran atau panduan yang diperlukan.
Bila diperlukan, kami juga akan memandu Anda ke lembaga terkait dan mendampingi Anda untuk membantu Anda menjalani prosedur yang diperlukan.

[Dukungan sukarela]

Salah satu contoh dukungan sukarela adalah mengantisipasi pertanyaan atau keluhan dan menyediakan informasi tentang meja konsultasi sebelumnya atau mendirikan meja konsultasi.
Di samping itu, dianggap perlu untuk memberikan bantuan kepada keluarga atau pekerja terampil khusus itu sendiri berkenaan dengan prosedur kecelakaan industri jika terjadi cedera atau kematian pada pekerja terampil khusus tersebut.

8. Mempromosikan pertukaran dengan orang Jepang

Program ini bertujuan untuk membantu meningkatkan interaksi antara warga negara asing berketerampilan khusus dan orang Jepang di bidang tempat mereka bekerja.

[Dukungan wajib]

Mereka diharuskan menyediakan kesempatan berinteraksi dengan penduduk lokal dengan menyediakan informasi tentang dan membantu partisipasi dalam acara dan kesempatan berinteraksi dengan orang Jepang.
Saat berpartisipasi, Anda juga akan memerlukan bantuan dengan proses pendaftaran.

[Dukungan sukarela]

Jika pekerja asing berketerampilan tertentu ingin berpartisipasi dalam acara lokal, sebaiknya disesuaikan jam kerjanya atau diberikan cuti berbayar.

9. Dukungan perubahan pekerjaan (jika kontrak kerja berakhir karena alasan perusahaan tuan rumah)

Jika kontrak kerja berakhir karena alasan yang berkaitan dengan perusahaan penerima, kami akan mendukung Anda dalam mencari pekerjaan baru.

Anda diharuskan untuk memberikan salah satu dari berikut ini:

• Dapatkan dan berikan informasi tentang perusahaan tuan rumah berikutnya
• Mendampingi pekerja asing berketerampilan khusus dan membantu mereka menemukan perusahaan yang dapat menerima mereka
• Memberikan surat rekomendasi untuk membantu perubahan pekerjaan Anda berjalan lancar
• Mengatur penempatan berikutnya (jika Anda telah memiliki lisensi atau diberitahu sebagai bisnis penempatan kerja)

Selain itu, hal-hal berikut juga perlu dilakukan:

• Mengizinkan cuti berbayar untuk mencari pekerjaan
• Memberikan informasi mengenai prosedur administratif yang diperlukan ketika meninggalkan pekerjaan, seperti prosedur asuransi kesehatan nasional dan pensiun nasional.
• Jika dukungan pencarian kerja tidak dapat diberikan dengan baik karena kebangkrutan atau alasan lain, carilah lembaga yang dapat mempercayakan dukungan tersebut.

10. Wawancara dan pelaporan rutin ke instansi pemerintah

Kami akan memastikan bahwa warga negara asing dengan keterampilan khusus tidak diperlakukan tidak adil dan akan memberikan bantuan sehingga mereka dapat menghubungi kami jika terjadi sesuatu.

[Dukungan wajib]

Pekerja asing berketerampilan khusus dan supervisornya diwajibkan melakukan wawancara rutin setidaknya sekali setiap tiga bulan.
Kami akan memeriksa lingkungan kerja dan melaporkan segala pelanggaran undang-undang ketenagakerjaan atau kegiatan di luar cakupan status tempat tinggal karyawan kepada instansi pemerintah terkait.

[Dukungan sukarela]

Dianggap perlu untuk menyediakan informasi tentang pusat konsultasi pemerintah sehingga warga negara asing yang memiliki keterampilan tertentu dapat menghubungi dan mencari nasihat sendiri jika terjadi sesuatu.

Manfaat mempercayakan (meminta) dukungan kepada organisasi dukungan terdaftar

Seperti disebutkan di atas, dukungan yang diberikan kepada warga negara asing berketerampilan khusus beragam dan membutuhkan waktu dan upaya.

Keuntungan mempercayakan dukungan kepada organisasi dukungan terdaftar adalah mengurangi beban pada perusahaan penerima.
Dengan melakukan outsourcing ke organisasi pendukung pendaftaran, Anda dapat fokus pada pekerjaan Anda.

Tidak hanya akan menghemat waktu dan tenaga Anda, tetapi juga akan mencakup aspek-aspek yang akan sulit dipahami tanpa pengetahuan khusus, yang akan membantu mengurangi kekhawatiran apa pun yang mungkin Anda miliki, seperti "Apakah ini akan baik-baik saja?"

Manfaat utama lainnya bagi pekerja asing berketerampilan khusus dan perusahaan yang menerima mereka adalah bahwa organisasi pendukung pendaftaran adalah organisasi pihak ketiga.

Karena pihak ketiga, warga negara asing dengan keterampilan khusus dapat dengan mudah membahas keprihatinan mereka, dan masalah dapat diatasi sejak dini.
Perusahaan tuan rumah juga dapat memperoleh manfaat dari pendapat objektif dari sumber luar dan menerima saran yang tepat.

Bila pekerjaan dialihdayakan ke organisasi pendukung terdaftar, tarif yang berlaku sekitar 20.000 hingga 30.000 yen per bulan (per orang).

Memperkenalkan persyaratan dan cara memilih organisasi pendukung pendaftaran

Kami juga akan memperkenalkan persyaratan utama untuk organisasi pendukung pendaftaran dan hal-hal yang perlu diingat saat memilih organisasi pendukung pendaftaran.

Persyaratan untuk Organisasi Pendukung Pendaftaran

Persyaratan utama untuk menerima permintaan untuk menjadi organisasi pendukung terdaftar adalah sebagai berikut:

• Seorang manajer pendukung dan satu atau lebih anggota staf pendukung telah ditunjuk.
• Salah satu hal berikut ini berlaku:
  • Individu atau organisasi yang ingin menjadi organisasi pendukung terdaftar harus memiliki pengalaman menerima penduduk jangka menengah hingga panjang (hanya status kerja) dalam dua tahun terakhir.
  • Perorangan atau organisasi yang ingin menjadi organisasi pendukung terdaftar harus memiliki pengalaman dalam terlibat dalam berbagai layanan konsultasi terkait dengan orang asing sebagai bisnis untuk tujuan menerima remunerasi dalam dua tahun terakhir.
  • Manajer pendukung dan staf pendukung yang terpilih harus memiliki pengalaman dalam menyediakan layanan konsultasi kehidupan kepada penduduk jangka menengah hingga panjang (hanya status kerja) selama lebih dari dua tahun dalam lima tahun terakhir.
  • Selain yang disebutkan di atas, individu atau organisasi yang ingin menjadi organisasi pendukung terdaftar diakui mampu melaksanakan layanan dukungan dengan tepat pada tingkat yang sama seperti yang disebutkan di atas.
• Biaya dukungan tidak akan ditanggung secara langsung atau tidak langsung oleh warga negara asing itu sendiri.
• Memiliki sistem yang dapat memberikan informasi dan dukungan lainnya dalam bahasa yang dapat dipahami sepenuhnya oleh orang asing
• Dalam kurun waktu satu tahun tidak terdapat kasus hilangnya Tenaga Kerja Asing (TKA) atau Peserta Magang Teknis (TKT) yang disebabkan oleh pihak perusahaan.
• Dalam lima tahun terakhir, Anda tidak melakukan tindakan ilegal atau sangat tidak adil sehubungan dengan undang-undang imigrasi atau ketenagakerjaan.

Memiliki sistem pendukung merupakan salah satu syarat untuk memenuhi persyaratan.

Selain persyaratan, organisasi pendukung terdaftar juga memiliki dua kewajiban lainnya.

Organisasi pendukung pendaftaran mempunyai dua kewajiban berikut:

• Memberikan dukungan yang tepat bagi orang asing
• Menyampaikan berbagai pemberitahuan kepada Badan Layanan Imigrasi

Jika organisasi pendukung pendaftaran gagal memenuhi dua kewajiban di atas, pendaftarannya akan dicabut.

Cara memilih organisasi pendukung pendaftaran

Pertama-tama, penting untuk memeriksa apakah perusahaan tersebut berlisensi sebagai organisasi pendukung terdaftar dan memilih organisasi pendukung terdaftar yang dapat berbicara dalam bahasa orang asing yang ingin Anda pekerjakan di perusahaan Anda.
Bahasa yang didukung bervariasi tergantung pada organisasi dukungan yang terdaftar, jadi pastikan untuk memeriksa terlebih dahulu.

Kami juga telah memberi tahu Anda biaya rata-rata suatu permintaan, tetapi karena ada berbagai biaya di antara organisasi dukungan terdaftar, kami sarankan Anda membandingkan beberapa organisasi sebelum membuat keputusan.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan saat memilih perusahaan antara lain apakah mereka memiliki rekam jejak dalam memberikan dukungan, apakah lokasinya tidak terlalu jauh, apakah mereka merespons komunikasi dengan cepat, dan apakah mereka rutin mengunjungi perusahaan tuan rumah.

Ringkasan: Organisasi pendukung terdaftar adalah organisasi yang menangani kebutuhan dukungan pekerja asing berketerampilan khusus.

Agar dapat menerima tenaga kerja asing berketerampilan spesifik Tipe 1, perlu dibuat dan dilaksanakan rencana dukungan agar mereka dapat bekerja dengan lancar di Jepang.

Perusahaan penerima dapat membuat dan menerapkan semua rencana dukungan, atau dapat mengalihdayakan pekerjaan ke organisasi dukungan terdaftar.

Dukungan yang diberikan kepada perusahaan tuan rumah meliputi hal berikut:

1. Dukungan untuk mengajukan status kependudukan
2. Dukungan untuk membuat rencana dukungan

Dukungan yang diberikan kepada warga negara asing dengan keterampilan khusus sangat luas dan mencakup 10 bidang berikut.

1. Pra-panduan
2. Imigrasi dan dukungan imigrasi
3. Dukungan untuk mengamankan perumahan dan bantuan kontrak yang diperlukan untuk kehidupan sehari-hari
4. Orientasi gaya hidup
5. Mendampingi dalam acara resmi, dll.
6. Mendukung penyediaan kesempatan belajar bahasa Jepang
7. Konsultasi dan penanganan pengaduan
8. Mempromosikan pertukaran dengan orang Jepang
9. Dukungan perubahan pekerjaan (jika kontrak kerja dihentikan karena alasan perusahaan tuan rumah)
10. Wawancara rutin dan pelaporan ke instansi pemerintah

Dengan mempercayakan dukungan kepada organisasi pendukung terdaftar, beban perusahaan penerima dapat dikurangi secara signifikan.

Selain itu, campur tangan pihak ketiga, seperti organisasi pendukung terdaftar, memiliki keuntungan karena memudahkan perusahaan penerima dan pekerja asing berketerampilan khusus untuk mencari saran dan memperoleh pendapat objektif.
Jika Anda adalah perusahaan yang mempertimbangkan untuk mempekerjakan warga negara asing dengan keterampilan khusus di industri konstruksi, jangan ragu untuk menghubungi JAC!
Kami juga memperkenalkan warga negara asing dengan keterampilan khusus.

*Artikel ini ditulis berdasarkan informasi pada April 2024.