Điều gì tạo nên một môi trường làm việc thân thiện với người nước ngoài? Những điểm quan trọng mà các công ty nên thực hiện để tạo ra một nơi làm việc như vậy.

Điều gì làm cho một nơi làm việc trở nên thân thiện với người nước ngoài? Sự khác biệt giữa một nơi làm việc thân thiện và một nơi làm việc kém thân thiện là gì?

Để tuyển dụng thành công nhân nước ngoài, việc tạo ra một môi trường làm việc thoải mái và hỗ trợ là điều vô cùng cần thiết.

Môi trường làm việc thoải mái và môi trường làm việc khó khăn đều có những đặc điểm riêng biệt.
Hiểu rõ những khác biệt này sẽ giúp bạn xem xét liệu có lĩnh vực nào cần cải thiện trong môi trường làm việc hiện tại của mình hay không.

Đặc điểm của môi trường làm việc mà nhân viên nước ngoài cảm thấy dễ chịu.

Điều quan trọng là giảm thiểu những lo lắng liên quan đến ngôn ngữ, tạo điều kiện cho việc giao tiếp tự tin, và tạo ra một bầu không khí giúp mọi người dễ dàng đặt câu hỏi.
Hơn nữa, việc chấp nhận tôn giáo và văn hóa quê hương khiến nhân viên cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc tại đây.

Các nơi làm việc đáp ứng những điều kiện sau đây có nhiều khả năng sẽ thân thiện hơn với người nước ngoài.

Các quy trình kinh doanh đều minh bạch.

Việc có các tài liệu hướng dẫn minh họa, video hướng dẫn và sách hướng dẫn kèm ảnh giúp bạn tự tin hơn ngay cả khi tiếng Nhật của bạn chưa hoàn hảo.

Hơn nữa, trong các ngành như xây dựng và sản xuất, việc có sẵn các biển báo cảnh báo và thông báo an toàn về vận hành máy móc bằng nhiều ngôn ngữ cũng góp phần tạo cảm giác an toàn.

Không khí thân thiện ở đây khiến việc trò chuyện với mọi người trở nên dễ dàng.

Điều quan trọng nữa là phải có một môi trường mà bạn có thể thẳng thắn nói "Tôi không hiểu" khi có điều gì đó bạn không hiểu.
Sẽ rất có lợi nếu có một hệ thống hỗ trợ, chẳng hạn như có một người cố vấn mà bạn có thể tham khảo ý kiến ngay cả về những vấn đề nhỏ nhặt, hoặc có một đầu mối liên lạc nơi bạn có thể nhận được lời khuyên bằng ngôn ngữ mẹ đẻ của mình.

Nhiều người cảm thấy khó bắt chuyện một cách tự nhiên nếu họ không tự tin về tiếng Nhật của mình.

Họ có hiểu biết về tôn giáo và văn hóa.

Khi có sự quan tâm đến tôn giáo và văn hóa, chẳng hạn như các quy định về thời gian cầu nguyện và ăn uống, hoặc sự tôn trọng đối với các ngày lễ quốc gia, điều đó khiến bạn cảm thấy mình được "trân trọng".

Ví dụ, đối với nhân viên theo đạo Hồi, điều này có thể bao gồm việc đảm bảo họ có thời gian nghỉ để cầu nguyện và cung cấp các bữa ăn halal.

Bài viết sau đây tóm tắt những điều bạn cần biết khi làm việc với nhân viên theo đạo Hồi.
Những điều cần biết khi làm việc với nhân viên Hồi giáo trong một công ty Nhật Bản

Đặc điểm của môi trường làm việc mà nhân viên nước ngoài có thể cảm thấy không thoải mái.

Trong môi trường làm việc khó khăn, lo lắng và căng thẳng có thể dẫn đến thiếu tập trung, gây ra những tai nạn và sai sót nghiêm trọng.
Hơn nữa, nếu một nhân viên cảm thấy họ không thể tiếp tục làm việc cho công ty, điều đó có thể dẫn đến những rủi ro như nghỉ việc sớm hoặc, trong trường hợp xấu nhất, biến mất không dấu vết.

Nếu nơi làm việc của bạn có bất kỳ bầu không khí hoặc phong tục nào sau đây, bạn nên xem xét lại chúng.

Hướng dẫn không rõ ràng.

Những chỉ dẫn mơ hồ như "cứ làm theo cách bạn thấy phù hợp" hoặc "hãy quan sát tình hình" rất khó hiểu đối với người nước ngoài.
Những chỉ dẫn không rõ ràng dễ dẫn đến sai sót, gây mất tự tin.

Rất khó để tiếp cận họ.

Nếu không khí có vẻ ồn ào, hoặc nếu bạn không biết nên hỏi ai, cuối cùng bạn sẽ không biết những gì mình không biết.
Hơn nữa, nếu tôi không thể tham gia vào các cuộc trò chuyện hoặc các hoạt động nhóm trong giờ nghỉ giải lao, tôi cảm thấy rất cô đơn.

Nhiều nhân viên nước ngoài có rất ít người mà họ có thể dựa vào ngoài công việc, vì vậy sự cô lập tại nơi làm việc có thể dễ dàng gây ra những căng thẳng tinh thần đáng kể.

Thiếu hiểu biết về tôn giáo và văn hóa

Nếu không quan tâm đến việc thờ cúng tôn giáo, các quy định về ăn uống và những sự kiện quan trọng ở quê nhà, việc làm việc sẽ trở nên khó khăn và dễ dẫn đến căng thẳng.

Hơn nữa, văn hóa và phong tục tập quán rất khác nhau giữa các quốc gia.
Ví dụ, có những điểm khác biệt như sau:

• Bị khiển trách trước mặt người khác là điều rất nhục nhã.
• Ví dụ, việc chạm vào đầu là điều cấm kỵ.

Trong một môi trường mà những khác biệt này không được toàn bộ công ty hiểu rõ, nhân viên rất có thể sẽ cảm thấy không thoải mái khi làm việc ở đó.

Làm thế nào để tạo ra môi trường làm việc thoải mái cho người nước ngoài?

Chúng ta hãy bắt đầu với một việc gì đó có thể giải quyết ngay lập tức.

Dịch và trực quan hóa các tài liệu hướng dẫn kinh doanh sang nhiều ngôn ngữ.

Đừng chỉ dựa vào các hướng dẫn bằng văn bản; hãy tận dụng cả hình ảnh và video nữa.
Các quy trình vận hành máy móc và các công việc khác sẽ dễ hiểu hơn khi được chia nhỏ thành các bước ngắn gọn kèm theo hình minh họa hoặc ảnh chụp.
Tốt nhất là các biển báo và thông báo liên quan đến an toàn nên được hiển thị bằng cả tiếng Nhật và ngôn ngữ bản địa.

Ngoài ra, khi đưa ra hướng dẫn hoặc giao tiếp, hãy cố gắng sử dụng "tiếng Nhật dễ hiểu".

"Tiếng Nhật dễ hiểu" là tiếng Nhật được điều chỉnh sao cho người nước ngoài dễ dàng nắm bắt, như mô tả bên dưới.

• Sử dụng ngữ pháp đơn giản
• Diễn đạt lại bằng những từ ngữ đơn giản hơn.
• Giao tiếp bằng câu ngắn

Để biết thêm thông tin về tiếng Nhật giản thể, vui lòng tham khảo thêm bài viết này.
"Tiếng Nhật dễ" là gì? Bài viết này giới thiệu các ví dụ và lịch sử hình thành của nó.

Xác định rõ ràng các quy tắc khi đưa ra chỉ thị.

Chúng ta hãy chính thức hóa quy tắc giao tiếp sau đây tại nơi làm việc: "Khi đưa ra chỉ thị, hãy truyền đạt rõ ràng 'cái gì, khi nào và ở mức độ nào'."

Cho dù bạn đang làm việc với người nước ngoài hay không, việc xác định rõ ràng các tiêu chuẩn hướng dẫn trong toàn bộ công ty sẽ giúp ngăn ngừa sai sót và hiểu lầm.

Xác định rõ người chịu trách nhiệm về giáo dục.

Chúng tôi chỉ định một người để liên hệ nếu có bất kỳ vấn đề gì xảy ra.
Ngoài người phụ trách giảng dạy các kỹ năng thực hành, sẽ tốt hơn nếu có thêm một người đóng vai trò tư vấn, hỗ trợ về các vấn đề cá nhân và những mối quan tâm cá nhân.

Chúng ta đừng chỉ nói về công việc, mà hãy thử bắt chuyện bằng tiếng Nhật nhé.
Ngay cả khi bạn không hiểu ý nghĩa, nếu bạn cảm thấy "người này quan tâm đến mình" hoặc "thật vui khi ở bên cạnh họ", điều đó có thể dẫn đến tăng động lực làm việc.

Chúng tôi cung cấp các buổi tư vấn thường xuyên và hỗ trợ sức khỏe tâm thần.

Chúng ta hãy tổ chức các cuộc gặp riêng, dù chỉ trong thời gian ngắn, khoảng một lần mỗi tháng.

Bằng cách đặt những câu hỏi ngoài giờ làm việc, chẳng hạn như "Bạn có gặp khó khăn gì trong cuộc sống hàng ngày không?" hoặc "Bạn có ổn không?", bạn có thể dễ dàng nhận biết bất kỳ cảm giác cô đơn hay lo lắng nào mà nhân viên nước ngoài có thể đang trải qua.

Trong các ngành như xây dựng, nơi công việc chủ yếu được thực hiện ngoài công trường, một số công ty không chỉ yêu cầu nhân viên đi lại trực tiếp đến và từ công trường, mà còn tạo cơ hội cho tất cả nhân viên nước ngoài tập trung tại công ty mỗi tháng một lần.
Chúng tôi nỗ lực để ngăn chặn cảm giác bị cô lập của các nhân viên nước ngoài bằng cách tạo điều kiện cho họ trò chuyện về công việc với chủ tịch và các đồng nghiệp cấp cao trong khi thưởng thức đồ ăn nhẹ, hoặc thảo luận về cách họ dành thời gian cuối tuần.

Thiết lập một hệ thống hỗ trợ cho cuộc sống hàng ngày.

Chúng ta cũng cần hỗ trợ để giảm bớt những lo lắng trong cuộc sống hàng ngày, chẳng hạn như các thủ tục hành chính, các cuộc hẹn khám chữa bệnh và các vấn đề về nhà ở.
Sự ổn định cá nhân có tác động trực tiếp đến hiệu quả công việc.

Các dịch vụ hỗ trợ lối sống của JAC dành cho người nước ngoài

JAC cung cấp các dịch vụ cho Lao động lành nghề loại 1 trong ngành Xây dựng, bao gồm "Hỗ trợ phiên dịch y tế" giúp tìm bệnh viện và cung cấp phiên dịch trong các cuộc tư vấn y tế, và "Hỗ trợ giải quyết các vấn đề thường nhật". Vui lòng sử dụng các dịch vụ này nếu bạn muốn.
Hỗ trợ phiên dịch y tế
Hỗ trợ giải quyết các vấn đề thường ngày

Tạo cơ hội cho nhân viên người Nhật hiểu biết về các nền văn hóa khác nhau.

Một trong những lý do khiến người nước ngoài khó tìm việc làm là do thiếu hiểu biết về văn hóa, tôn giáo và phong tục tập quán của các quốc gia khác.
Đôi khi, những lời nói và hành động vô thức có thể xúc phạm người khác.

Do đó, việc nhân viên người Nhật có kiến thức cơ bản về quốc gia xuất xứ của các nhân viên nước ngoài là rất quan trọng.

Khóa học của JAC dành cho nhân viên người Nhật Bản

JAC cung cấp "Hội thảo về chung sống hòa bình với lao động nước ngoài" dành cho nhân viên người Nhật làm việc tại các công ty sử dụng lao động nước ngoài có kỹ năng chuyên môn cụ thể.
Chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về văn hóa của các quốc gia và tôn giáo khác nhau, đồng thời xem xét các gợi ý để tạo ra môi trường làm việc thoải mái cho cả nhân viên người Nhật và người nước ngoài.
Khóa học chung sống với người nước ngoài

Ngoài ra, bài viết này cũng giải thích về đặc điểm quốc gia của Indonesia, Philippines, Việt Nam, Myanmar, Nepal và Thái Lan, vì vậy hãy nhớ xem thêm nhé.
Tính cách dân tộc Indonesia là gì? Chúng tôi sẽ giới thiệu về tính cách và những lời khuyên giao tiếp của họ!
Tính cách dân tộc của người Philippines là gì? Chúng tôi sẽ giới thiệu về tính cách và những lời khuyên giao tiếp của họ!
Tính cách dân tộc Việt Nam là gì? Chúng tôi sẽ giới thiệu về tính cách và những lời khuyên giao tiếp của người Việt Nam!
Tính cách dân tộc của Myanmar là gì? Chúng tôi sẽ giới thiệu về cá tính và những lời khuyên giao tiếp của họ!
Tính cách dân tộc của Nepal là gì? Chúng tôi sẽ giới thiệu về cá tính và những lời khuyên giao tiếp của họ!
Tính cách quốc gia của Thái Lan là gì? Chúng tôi sẽ giới thiệu về cá tính và những lời khuyên giao tiếp của người Thái!

Lợi ích cho các công ty khi tạo ra môi trường làm việc thuận lợi cho người nước ngoài.

Cải thiện môi trường làm việc không chỉ đơn thuần là vấn đề "quan tâm đến người nước ngoài", mà còn là một khoản đầu tư mang lại lợi ích đáng kể từ góc độ kinh doanh.
Phần này sẽ giới thiệu những lợi ích mà các công ty có thể đạt được từ việc cải thiện môi trường làm việc của họ.

Tỷ lệ giữ chân nhân viên được cải thiện và chi phí tuyển dụng có thể giảm xuống.

Bằng cách giữ chân nhân viên lâu dài tại công ty, chi phí tuyển dụng mỗi nhân viên có thể được giảm xuống.

Việc tuyển dụng người nước ngoài thường phát sinh chi phí cao hơn so với tuyển dụng người Nhật Bản, bao gồm phí tuyển dụng và sắp xếp nhân sự, cũng như các thủ tục xin giấy phép cư trú. Hơn nữa, tổn thất do việc rời đi sớm là đặc biệt đáng kể.

Giảm gánh nặng giáo dục dẫn đến tăng năng suất lao động.

Việc có sẵn các tài liệu hướng dẫn và hệ thống có thể giảm bớt gánh nặng đào tạo.
Nếu nhân viên nước ngoài có thể chủ động, năng suất làm việc tổng thể sẽ được cải thiện đáng kể.

Mức độ hài lòng của nhân viên Nhật Bản cũng sẽ được cải thiện.

Hướng dẫn rõ ràng, dễ hiểu và tài liệu hướng dẫn tiêu chuẩn hóa tạo ra môi trường làm việc thoải mái hơn không chỉ cho người nước ngoài mà còn cho cả nhân viên người Nhật và sinh viên mới tốt nghiệp.
Việc xác định rõ ràng các nhiệm vụ giúp giao tiếp trôi chảy hơn và tăng tính minh bạch trong toàn tổ chức.

Có một số mẹo để giao tiếp suôn sẻ với người nước ngoài.
Vui lòng xem cột bên dưới.
Cần thực hiện những biện pháp nào để đảm bảo giao tiếp suôn sẻ với người lao động nước ngoài?

Tóm tắt: Tạo môi trường làm việc thoải mái cho người nước ngoài mang lại nhiều lợi ích đáng kể.

Môi trường làm việc thân thiện với người nước ngoài là nơi mà các chỉ dẫn công việc được xác định rõ ràng, có bầu không khí dễ dàng đặt câu hỏi và có sự hiểu biết về tôn giáo và văn hóa của họ.
Những chỉ dẫn mơ hồ và thiếu sự hiểu biết về tôn giáo và văn hóa có thể tạo ra cảm giác cô lập, dẫn đến sai lầm và sự bỏ cuộc sớm.

Để đảm bảo nhân viên nước ngoài có thể làm việc thoải mái và an toàn lâu dài, chúng ta hãy tạo ra một môi trường làm việc hỗ trợ bằng cách phát triển các tài liệu hướng dẫn đa ngôn ngữ và cung cấp hỗ trợ sức khỏe tinh thần thông qua các cuộc phỏng vấn thường xuyên.

Môi trường làm việc thuận lợi cho người nước ngoài cũng là môi trường làm việc thuận lợi cho người Nhật.
Điều này cũng mang lại lợi ích cho các công ty, chẳng hạn như cải thiện năng suất làm việc và giảm chi phí tuyển dụng.

Chúng ta hãy cùng nhau tạo ra một môi trường mà ở đó chúng ta có thể tôn trọng các nhân viên nước ngoài như những đồng nghiệp có nền tảng khác nhau và cùng nhau làm việc, đồng thời tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau.

Nếu bạn là công ty đang cân nhắc tuyển dụng người nước ngoài có kỹ năng cụ thể trong ngành xây dựng, vui lòng liên hệ với JAC!